อพูดถึงเอกสาร สิ่งแรกที่เรานึกถึงเลยคงหนีไม่พ้นกระดาษกองโตที่มีสาระสำคัญอยู่ในนั้น ไม่ว่าจะเป็นเอกสารในหน่วยงาน บริษัทห้างร้าน หรือแม้แต่ในบ้านของเราก็ยังมีเอกสารอย่างบิลค่าน้ำ ค่าไฟ ค่าบัตรเครดิต

การจัดการเอกสารคือสิ่งที่ต้องทำให้เป็นระบบระเบียบ เพราะไม่อย่างนั้นแล้วอาจเกิดปัญหาเมื่อต้องการใช้เอกสารนั้น แต่กลับหาไม่เจอไม่รู้เอาไปเก็บไว้ที่ไหน ก็ต้องมาเสียเวลาในการหาเอกสารอีก บางทีอาจถึงขั้นต้องไปแจ้งหายกันเลยทีเดียว เพราะไม่รู้ว่าลืมเก็บไว้ที่ไหน พอได้เอกสารมาใหม่แล้วกลับหาเอกสารเก่าเจอ ปัญหาแบบนี้จะหมดไปหากทำตามวิธีที่เรานำมาฝากกันค่ะ

เอกสารมากมายให้โปรแกรมจัดเก็บเอกสาร BeeECM จัดการให้คุณ โทร.062-461-5593 ทดลองใช้ระบบฟรีได้แล้ววันนี้ !!!

วิธีจัดเก็บเอกสารให้หาเจอง่าย

  1. เตรียมอุปกรณ์ สถานที่ และเอกสารทั้งหมดให้พร้อม

อุปกรณ์ที่จำเป็นต้องใช้อาจมีอยู่แล้วในสำนักงาน อย่างกล่องกระดาษ แฟ้ม ชั้นวาง รวมไปถึงตู้หรือห้องเก็บเอกสาร เมื่อเตรียมอุปกรณ์เรียบร้อยแล้ว ก็จะเป็นขั้นตอนการจัดเรียงเอกสาร ทั้งนี้สิ่งที่สำคัญที่สุดก็คือ ต้องรวบรวมเอกสารทั้งหมดมาไว้ในที่เดียวกัน ไม่อย่างนั้นแล้วอาจะต้องเสียเวลามาจัดการใหม่อีกหลายรอบเมื่อพบว่ายังมีเอกสารหลงเหลืออยู่ตามที่ต่าง ๆ

  1. จัดการเอกสารในทันทีที่ได้รับ

จริง ๆ แล้ววิธีการจัดการเอกสารที่ดีที่สุดก็คือ ทันทีที่ได้รับเอกสารมา ให้คุณจัดการกับเอกสารนั้นโดยทันที อย่างเช่น ถ้าหากเป็นจดหมายก็ให้เปิดอ่านทันที หากมีเรื่องสำคัญก็เก็บไว้ หากไม่สำคัญก็ทิ้งไป การจัดการกับเอกสารในทันทีนั้น จะลดกระปริมาณเอกสารกระดาษภายในบ้านให้ลดลงอย่างเห็นได้ชัด

  1. แยกเอกสารที่จำเป็นต้องเก็บให้เป็นหมวดหมู่ย่อยที่สุด

ควรเริ่มกับการจัดการกล่องใบแรกก่อน โดยต้องแยกเอกสารที่ต้องจัดเก็บเป็น 2 ประเภท คือ เอกสารที่ยังอยู่ในระหว่างการปฏิบัติงาน อันได้แก่ ใบรายการที่ต้องส่งให้ลูกค้า ใบเสร็จที่ยังไม่ได้ชำระเงิน ใบเสนอราคาที่ยังไม่ได้ผ่านการพิจารณา เป็นต้น และเอกสารที่ปฏิบัติงานเสร็จสิ้นแล้ว อย่างเช่น เอกสารที่ผ่านการดำเนินการแล้ว รวมไปถึงเอกสารที่สำคัญทางกฎหมาย หลังจากทำการแบ่งเอกสารเป็น 2 ประเภทแล้ว ก็ต้องมาจัดหมวดหมู่ของเอกสารนั้นอีกครั้ง เช่น หมวดการเงิน หมวดการจัดการ หใวดการจำหน่าย เป็นต้น

  1. ทำการจัดเรียงเอกสาร

เมื่อทำการแยกเอกสารเป็นหมวดหมู่ย่อยแล้ว ต้องเอาเอกสารเหล่านั้นมาจัดเรียงตามลำดับวันและเวลาอีกครั้ง เพื่อให้การค้นหาเอกสารนั้นง่ายขึ้น เมื่อจำเป็นต้องหยิบมาใช้ ในกรณีที่ในแต่ละวันมีใบรายการจำนวนมาก อาจจัดเรียงรายการใน 1 วันนั้นตามลำดับตัวอักษรจากชื่อองค์กร ผลิตภัณฑ์ ผู้รับ-ส่ง หรือข้อมูลอื่น ๆ ที่ระบุไว้ในเอกสารดังกล่าว เพื่อให้สะดวกในการค้นหา และเป็นระเบียบยิ่งขึ้น

  1. จัดเข้าแฟ้มเอกสาร

เมื่อคัดแยกเอกสารเรียบร้อยแล้ว ต่อมาสิ่งที่จำเป็นต้องทำคือนำเอกสารเหล่านั้นเข้าแฟ้ม โดยแยกให้ชัดเจนว่าแต่ละแฟ้มนั้นเป็นเอกสารหมวดไหนอะไร และเก็บแค่เอกสารหมวดนั้น ๆ ในแฟ้มเพียงหมวดเดียว แต่ทั้งนี้ใน 1 แฟ้มไม่ควรจัดเก็บเอกสารมากเกินไป เพราะนอกจากจะหาได้ยากแล้ว ขนาดของแฟ้มที่หนาเกินไปยังมีผลต่อการจัดเก็บอีกด้วย

ดังนั้นในกรณีที่มีเอกสารมากกว่า 1 แฟ้มใน 1 หมวด การใช้วิธีแยกหมวดหมู่ด้วยแฟ้มสีต่าง ๆ ยังเป็นทางเลือกที่ดีอีกด้วย หลังจากเก็บเอกสารในแฟ้มแล้ว อาจใช้กระดาษสีมาทำที่คั่นหรือติดที่สันกระดาษ เพื่อแยกเอกสารตามประเภท และติดป้ายกำกับ หรือใช้ปากกาเขียนชื่อหมวด และรายการ เอกสารที่สันของแฟ้ม เพื่อให้รู้ว่าแฟ้มแต่ละอันนั้นเก็บเอกสารประเภทอะไร โดยไม่จำเป็นต้องเปิดแฟ้มดู

  1. จัดเก็บเอกสารเข้าที่

ควรเก็บเอกสารที่ไม่ค่อยได้ใช้งาน หรือนาน ๆ จะหยิบออกมาใช้สักครั้งไว้ด้านล่างสุดของเอกสารทั้งหมด หรือในสุดของตู้ และเก็บเอกสารที่ใช้บ่อยไว้ในระดับสายตา หรือระดับที่จะหยิบออกมาใช้งานได้อย่างสะดวก ส่วนเอกสารที่มีความสำคัญและเป็นข้อมูลที่เป็นความลับ ควรจะจัดเก็บในที่ที่มีการรักษาความปลอดภัย มีการป้องกันอย่างดี อย่างตู้นิรภัย หรือตู้ลิ้นชักที่สามารถล็อคกุญแจได้ ส่วนหลักในการจัดเรียงนั้นก็อาจจะจัดเรียงแฟ้ม ตามลำดับตัวอักษรที่ใช้กันทั่วไป

  1. คัดแยกว่าเอกสารไหนควรเก็บ เอกสารไหนควรจะทิ้งไป

เอกสารที่มีความจำเป็นต้องเก็บไว้ อย่างเอกสารพวกบัตรเครดิต เอกสารจากธนาคาร เอกสารภาษี ต้องแยกออกจากเอกสารเอกสารทั่ว ๆ ไป ถ้าจะให้ดีเลยควรแยกประเภท และกำหนดระยะเวลาที่มีความจำเป็นต้องเก็บ เช่น เอกสารที่เก็บนานเป็นปี หรือเก็บไว้ใช้สำหรับชำระเงินเดือนหรือสองเดือน เป็นต้น

  1. จัดทำบัตรยืม

ถ้ามีการยืมเอกสาร หรือแฟ้มเอกสารไปใช้งาน จะต้องใช้บัตรยืม หรือแฟ้มยืม ไว้แทนที่เอกสารที่ยืมไปจนกว่าเอกสารนั้นจะถูกนำมาคืน เพื่อป้องกันเอกสารหาย หรือลืมว่าต้องเก็บคืนไว้ที่ไหน

  1. เอกสารที่ใช้แล้วแต่จำเป็นต้องเก็บไว้ระยะหนึ่ง

เอกสารที่เราใช้แล้ว แต่มีความจำเป็นต้องเก็บเอกสารไว้ระยะหนึ่ง และเอกสารนั้นไม่ค่อยได้ใช้อ้างอิงสักเท่าไหร่ ควรจัดเก็บไว้ ณ ชั้นล่างสุดของตู้เอกสารหรือชั้นเก็บของ

  1. ควรฝึกจนเป็นนิสัย

การจัดเก็บเอกสารควรฝึกให้เป็นนิสัยที่เราต้องทำทุกวันเป็นกิจวัตรประจำวัน ไม่ทิ้งไว้แล้วรอเอกสารมีจำนวนมาก ๆ แล้วค่อยทำ โดยทำตามเทคนิคดังต่อไปนี้

  • เช็คตู้จดหมายเป็นประจำทุกวัน หรือทำให้บ่อยที่สุดเท่าที่พอจะมีเวลาทำได้ เอกสารที่ไม่สำคัญทิ้งได้ทันที
  • หาพื้นที่สำหรับการเก็บจดหมาย ไม่ว่าจะเป็นที่บ้าน หรือที่ทำงานก็ตาม
  • กำหนดเวลาสำหรับการจัดการกับกองเอกสาร ให้เป็นประจำทุกสัปดาห์

จัดเก็บเอกสารลงในระบบจัดเก็บเอกสาร (Document Management System)

เมื่อเอกสารมีจำนวนมากขึ้น การจัดเก็บเอกสารเข้าไปในตู้เก็บเอกสารก็ดูจะไม่เข้าท่าเท่าไหร่นัก เพราะเอกสารจำนวนมากนั้นทำให้การบริหารจัดการเอกสารในตู้นั้นทำได้ยาก อีกทั้งยังมีข้อเสียมากกว่าข้อดี คือมีต้นทุนในการจัดการเอกสารสูง รวมถึงพื้นที่การจัดเก็บเอกสารอาจจะมากตามเอกสารที่มากขึ้นด้วย แทนที่เราจะเสียเวลาจัดการเอกสารที่มากมายเหล่านั้น คงจะดีกว่ามากหากเราจะเก็บเอกสารทั้งหมดเหล่านั้นลงในระบบที่จัดการทุกอย่างให้เรา

ระบบจัดเก็บเอกสาร ได้เข้ามาช่วยในการจัดเก็บเอกสาร ทำให้งานบริหารจัดการเอกสารเป็นเรื่องง่ายยิ่งกว่าปลอกกล้วย ซึ่งข้อดีของระบบจัดเก็บเอกสารนั้นมีมากมาย จึงทำให้หลายองค์กร หรือหลายหน่วยงานหันมาใช้ระบบจัดเก็บเอกสาร ช่วยเรื่องการจัดการเอกสาร อีกทั้งความสำคัญในเรื่องความปลอดภัยของข้อมูลมีมากกว่าการเก็บเอกสารที่เป็นแผ่นกระดาษ ลดต้นทุนการจัดการเอกสารลงไปได้มาก

เมื่อเทียบกับการจัดเก็บเอกสารเข้าไปในตู้เอกสาร ไม่ต้องกังวลว่าเอกสารจำนวนมากเหล่านั้นเราจะค้นหาไม่เจอ เพราะระบบจัดเก็บเอกสารถูกออกแบบเพื่อการจัดการเอกสารโดยเฉพาะ จัดเก็บ จัดการ ค้นหา ควบคุมสิทธิ์ แชร์ข้อมูลกระดาษ ลดความสูญเสีย ลดต้นทุน เพิ่มความเร็วในการทำงาน ถือว่าเป็นนิยามของระบบจัดเก็บเอกสารเลยก็ว่าได้

สรุป

การจัดการเอกสารให้เป็นระเบียบทำให้ง่ายต่อกาค้นหา เมื่อต้องการต้องใช้เอกสาร ก็สามารถนำมาใช้ได้เลย แถมการจัดระเบียบเอกสารยังทำให้สถานที่นั้น ๆ ดูสะอาดสะอ้าน บ่งบอกถึงลักษณะการทำงาน และการจัดการที่ดีได้ค่ะ

ติดตามเรื่องราวต่างๆ ของ BeeECM ได้ที่ …
Blog : 
Facebook : facebook.com/BeeSuite.Co
Line@ : @BeeSuite.Co