ใ นปัจจุบันมีองค์กรมากมายที่กำลังมองหา โปรแกรมจัดเก็บเอกสารที่สามารถตอบสนองความต้องการใช้งาน มีจุดประสงค์หลักเลยก็คือเข้ามาช่วยจัดเก็บ จัดการเอกสารให้เป็นระบบระเบียบ ค้นหาง่าย แต่หลักในการเลือกใช้โปรแกรมจัดเก็บเอกสารหลาย ๆ คนก็ยังไม่รู้ ว่าโปรแกรมจัดเก็บเอกสารที่ดี จำเป็นต้องมีฟีเจอร์อะไรบ้าง แล้วแต่ละฟีเจอร์นั้นทำอะไรได้บ้าง มีความสำคัญอย่างไร ดังนั้นเมื่อต้องเลือกโปรแกรมจัดเก็บเอกสารมาใช้ในองค์กร มีฟีเจอร์ไหนบ้างที่คุณควรมองหาเป็นอันดับต้น ๆ มาดูกันค่ะ เอกสารมากมายให้ระบบบริหารจัดการเอกสาร BeeECM จัดการให้คุณ โทร.062-461-5593 ทดลองใช้ระบบฟรีได้แล้ววันนี้ !!! ฟีเจอร์สำคัญที่ต้องมีในโปรแกรมจัดเก็บเอกสาร ความสามารถในการจัดเก็บเอกสารแบบอัตโนมัติ โดยมาตราฐานแล้วโปรแกรมจัดเก็บเอกสาร การทำงานหลัก ๆ ของมันเลยก็คือการจัดเก็บเอกสารอย่างเป็นระบบ ดังนั้นแล้วฟีเจอร์ที่ต้องมีเลย คือ ฟีเจอร์ที่จัดเก็บเอกสารให้เป็นระบบ ง่ายต่อการเรียกใช้งาน และประหยัดเวลาในการจัดการ สามารถอัปโหลดไฟล์ หรือโฟลเดอร์ได้ไม่จำกัด มาพร้อมกับการจัดการสิทธิ์การเข้าถึงเอกสาร ว่าใครที่สามารถทำอะไรกับเอกสารเหล่านี้ได้บ้าง ความสามารถในการค้นหาเอกสาร โปรแกรมจัดเก็บเอกสารที่ดี ควรมีฟีเจอร์การค้นหาเอกสารทั้งแบบทั่วไป และการค้นหาแบบละเอียด เพราะจำนวนเอกสารที่มีมากมายมหาศาลนั้น ทำให้วุ่นวายหากเราต้องการต้องเรียกใช้งานในแต่ละครั้ง แต่ถ้าหากเราใช้วิธีการค้นหาเอกสารโดยการพิมพ์หา จะทำให้การเรียกใช้งานเอกสารนั้นประหยัดเวลา [...]

ใ นยุคแห่งดิจิทัล องค์กรของคุณมีการเปลี่ยนแปลงอะไรไปแล้วบ้าง โดยการเปลี่ยนแปลงขององค์กรที่เป็นเรื่องหลัก ๆ เลย คงหนีไม่พ้นเรื่องของเอกสารที่มีมากมายในองค์กร ขึ้นชื่อว่าเอกสาร คือ ต้องมีความสำคัญแน่นอน แล้วถ้าองค์กรมีข้อมูลสำคัญมากมายล่ะ คุณควรเก็บรักษาข้อมูลเหล่านั้นไว้ที่ไหนดีล่ะ? ถ้าหากเป็นเอกสารต้นฉบับก็ต้องใช้ Warehouse ในการจัดเก็บให้ปลอดภัย แต่ก่อนที่จะเก็บข้อมูลเหล่านั้นใน Warehouse ได้ ก็ต้องแปลงเอกสารให้อยู่ในรูปแบบไฟล์อิเล็คทรอนิกส์เสียก่อน เพื่อให้เรามีไฟล์เอกสารที่เรียกใช้งานได้ ซึ่งวิธีการนี้เรียกว่า การสแกนเอกสาร เพื่อนำเข้าสู่ระบบคอมพิวเตอร์ หลังจากสแกนเอกสาร เอกสารก็เป็นไฟล์ภาพ แล้วถ้าเราอยากนำไฟล์เอกสารนี้ไปใช้งานต่อต้องทำยังไงล่ะ แน่นอนว่าก็ต้องแปลงไฟล์รูปภาพ ให้เป็นตัวหนังสือเสียก่อน วิธีการนี้เรียกว่า OCR (Optical Character Recognition) และนำไปใช้ต่อในโปรแกรม Office ต่าง ๆ ได้ง่ายขึ้นนั้นเอง เอกสารมากมายให้ระบบบริหารจัดการเอกสาร BeeECM จัดการให้คุณ โทร.062-461-5593 ทดลองใช้ระบบฟรีได้แล้ววันนี้ !!! แล้วถ้าในองค์กรมีเอกสารเพิ่มขึ้นล่ะ จะทำอย่างไร? เมื่อเอกสารมีมากขึ้น การจัดการก็เริ่มยากขึ้น เพราะฉะนั้นการที่มีเครื่องมือเข้ามาช่วยจัดการอย่าง [...]

พ อพูดถึงเอกสาร สิ่งแรกที่เรานึกถึงเลยคงหนีไม่พ้นกระดาษกองโตที่มีสาระสำคัญอยู่ในนั้น ไม่ว่าจะเป็นเอกสารในหน่วยงาน บริษัทห้างร้าน หรือแม้แต่ในบ้านของเราก็ยังมีเอกสารอย่างบิลค่าน้ำ ค่าไฟ ค่าบัตรเครดิต การจัดการเอกสารคือสิ่งที่ต้องทำให้เป็นระบบระเบียบ เพราะไม่อย่างนั้นแล้วอาจเกิดปัญหาเมื่อต้องการใช้เอกสารนั้น แต่กลับหาไม่เจอไม่รู้เอาไปเก็บไว้ที่ไหน ก็ต้องมาเสียเวลาในการหาเอกสารอีก บางทีอาจถึงขั้นต้องไปแจ้งหายกันเลยทีเดียว เพราะไม่รู้ว่าลืมเก็บไว้ที่ไหน พอได้เอกสารมาใหม่แล้วกลับหาเอกสารเก่าเจอ ปัญหาแบบนี้จะหมดไปหากทำตามวิธีที่เรานำมาฝากกันค่ะ เอกสารมากมายให้โปรแกรมจัดเก็บเอกสาร BeeECM จัดการให้คุณ โทร.062-461-5593 ทดลองใช้ระบบฟรีได้แล้ววันนี้ !!! วิธีจัดเก็บเอกสารให้หาเจอง่าย เตรียมอุปกรณ์ สถานที่ และเอกสารทั้งหมดให้พร้อม อุปกรณ์ที่จำเป็นต้องใช้อาจมีอยู่แล้วในสำนักงาน อย่างกล่องกระดาษ แฟ้ม ชั้นวาง รวมไปถึงตู้หรือห้องเก็บเอกสาร เมื่อเตรียมอุปกรณ์เรียบร้อยแล้ว ก็จะเป็นขั้นตอนการจัดเรียงเอกสาร ทั้งนี้สิ่งที่สำคัญที่สุดก็คือ ต้องรวบรวมเอกสารทั้งหมดมาไว้ในที่เดียวกัน ไม่อย่างนั้นแล้วอาจะต้องเสียเวลามาจัดการใหม่อีกหลายรอบเมื่อพบว่ายังมีเอกสารหลงเหลืออยู่ตามที่ต่าง ๆ จัดการเอกสารในทันทีที่ได้รับ จริง ๆ แล้ววิธีการจัดการเอกสารที่ดีที่สุดก็คือ ทันทีที่ได้รับเอกสารมา ให้คุณจัดการกับเอกสารนั้นโดยทันที อย่างเช่น ถ้าหากเป็นจดหมายก็ให้เปิดอ่านทันที หากมีเรื่องสำคัญก็เก็บไว้ หากไม่สำคัญก็ทิ้งไป การจัดการกับเอกสารในทันทีนั้น [...]

จากกรณีระบบคอมพิวเตอร์พิวเตอร์ของโรงพยาบาลสระบุรี ถูกโจมตีจาก Ransomware หรือ "ไวรัสเรียกค่าไถ่" ที่ทำการบล็อกข้อมูลทั้งหมดในระบบ แลกกับการจ่ายเงินค่าไถ่ ทำให้โรงพยาบาลไม่สามารถเข้าถึงข้อมูลคนไข้ได้เลย วันนี้เราจะมาทำความรู้จักกับเจ้าตัวไวรัสเรียกค่าไถ่นี้กัน ว่าคืออะไร แล้วมีวิธีการป้องกันเจ้าไวรัสนี้ได้อย่างไร สนใจ .. โปรแกรมจัดเก็บเอกสาร โทร.062-461-5593 ทดลองใช้ระบบฟรีได้แล้ววันนี้ !!! Ransomware คืออะไร? Ransomware หรือ “ไวรัสเรียกค่าไถ่” คือ มัลแวร์ (Malware) ประเภทหนึ่งที่มีลักษณะการทำงานที่แตกต่างกับมัลแวร์ประเภทอื่นๆ คือไม่ได้ถูกออกแบบมาเพื่อขโมยข้อมูลของผู้ใช้งานแต่อย่างใด แต่จะทำการเข้ารหัสหรือล็อกไฟล์ไม่ว่าจะเป็นไฟล์เอกสาร รูปภาพ วิดีโอ ผู้ใช้งานจะไม่สามารถเปิดไฟล์ใดๆได้เลยหากไฟล์เหล่านั้นถูกเข้ารหัส ซึ่งการถูกเข้ารหัสก็หมายความว่าจะต้องใช้คีย์ในการปลดล็อกเพื่อกู้ข้อมูลคืนมา ผู้ใช้งานจะต้องทำการจ่ายเงินตามข้อความ “เรียกค่าไถ่” ที่ปรากฏ โดยข้อมูลหรือข้อความ “เรียกค่าไถ่” จะแสดงขึ้นหลังไฟล์ถูกเข้ารหัสเรียบร้อยแล้ว จำนวนเงินค่าไถ่ที่เรียกก้จะแตกต่างกัน และการชำระเงินต้องชำระผ่านระบบที่มีความยากต่อการตรวจสอบ เช่น การโอนเงินผ่านอิเล็กทรอนิกส์ Playsafecard หรือ Bitcoin เป็นต้น แต่การจ่ายเงินค่าไถ่ก็ไม่ได้การันตีว่าผู้ไม่หวังดีจะส่งรหัสที่ใช้ในการปลดล็อกไฟล์ให้ [...]

ปัจจุบันกระแสดิจิตอล 4.0 กำลังเป็นที่พูดถึงอย่างแพร่หลาย แต่ละองค์กรกำลังปรับตัวเพื่อให้ทันกับยุคสมัยที่เปลี่ยนแปลงไป ไม่ว่าจะเป็นการนำเทคโนโลยีต่าง ๆ เข้ามาช่วยในการทำงาน ปรับเปลี่ยนการทำงานให้อยู่ในรูปแบบดิจิตอลมากขึ้น หรือแม้กระทั่งการทำงานที่เปลี่ยนจากการใช้กระดาษเกี่ยวกับเอกสารต่าง ๆ มาอยู่ในรูปแบบ Paperless โดยใช้ทรัพยากรกระดาษให้น้อยลง เพื่อลดภาระค่าใช้จ่าย รวมไปถึงค่าบำรุงรักษาสถานที่จัดเก็บเอกสารที่ไม่จำเป็นลง แต่อย่างไรก็ตาม หลายอองค์กรก็ยังประสบปัญหา ในการจัดการเอกสารที่เป็นกระดาษที่เคยใช้มาก่อน ไม่ว่าจะเป็นเอกสารเกี่ยวกับข้อมูลภายในองค์กร เอกสารเกี่ยวกับงานบัญชี เอกสารอื่น ๆ อีกมากมาย ปัญหาเหล่านี้จะหมดไป เมื่อคุณเลือกใช้โปรแกรมจัดเก็บเอกสาร BeeECM โปรแกรมจัดเก็บเอกสาร BeeECM มีรูปแบบการใช้งานตอบโจทย์เกี่ยวกับงานจัดการเอกสารมากที่สุด ช่วยให้คุณจัดการเอกสารที่มีมากมายในองค์กรของคุณได้ง่ายขึ้น สะดวก รวดเร็ว เป็นระเบียบ และง่ายต่อการค้นหา สนใจ .. โปรแกรมจัดเก็บเอกสาร โทร.062-461-5593 ทดลองใช้ระบบฟรีได้แล้ววันนี้ !!! จัดการเอกสารให้ทุกอย่างเป็นระบบ 1. ระบบแท็กอัจฉริยะ หาเอกสารเจอเสมอ ด้วยระบบจัดการแท็ก และค้นหาจาก [...]

มาตราฐาน ISO 9001 คือ มาตราฐาน ISO 9001 เป็นมาตราฐานสากลที่องค์กรธุรกิจทั่วโลกให้ความสำคัญ เพื่อความเป็นเลิศทางด้านคุณภาพ และความมีประสิทธิภาพของการดำเนินงานภายในองค์กร แนวคิดสำคัญของ ISO 9001 ก็คือการจัดวางระบบบริหารงานเพื่อประกันคุณภาพ ซึ่งเป็นระบบที่จะทำให้มั่นใจว่ากระบวนการต่าง ๆ ได้รับการควบคุม และสามารถตรวจสอบได้ โดยการผ่านระบบที่ระบุขั้นตอนและวิธีการทำงาน เพื่อให้เชื่อมั่นได้ว่าบุคคลากรในองค์กรรู้หน้าที่ความรับผิดชอบ และขั้นตอนต่าง ๆ ในการปฏิบัติงาน โดยต้องมีการฝึกอบรมให้ความรู้ และทักษะในการปฏิบัติงาน มีการจดบันทึกข้อมูล รวมทั้งการตรวจสอบการปฏิบัติงานว่าเป็นไปตามที่กำหนดไว้ในระบบหรือไม่ และมีการแก้ไขข้อผิดพลาดรวมทั้งมีแนวทางในการป้องกันข้อผิดพลาดเดิมที่อาจเกิดขึ้นอีก ในปัจจุบันมาตราฐาน ISO 9001 มีการเพิ่มข้อกำหนด ในเรื่องการทำความเข้าใจกับองค์กรและบริบทขององค์กร การทำความเข้าใจกับความต้องการ และความคาดหวังของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเพื่อใช้สำหรับการดำเนินการกับคงามเสี่ยง และโอกาส รวทถึงข้อกำหนดอื่น ๆ ซึ่งเป็นพื้นฐานหนึ่งที่จะช่วยให้องค์กรสามารถมุ่งสู่การพัฒนาที่ยั่งยืนได้ สนใจ .. โปรแกรมจัดเก็บเอกสาร โทร.062-461-5593 ทดลองใช้ระบบฟรีได้แล้ววันนี้ !!! มาตรฐานที่ใช้ได้กับทุกองค์กรและมาตรฐาน ISO [...]

Workflow คืออะไร? Workflow คือ การบริหารจัดการเอกสารแบบเป็นขั้นตอน เป็นกระบวนการทางธุรกิจ มีองค์กรหลายองค์กรนำ Workflow เข้ามาช่วยให้การดำเนินธุรกิจนั้นมีประสิทธิภาพสูงขึ้นด้วย และในปัจจุบันมีองค์กรหลายองค์กรให้บริการระบบ Workflow อยู่ด้วยกันหลายแห่ง อย่างเช่น โปรแกรมจัดเก็บเอกสาร BeeECM ที่นอกจากฟังก์ชั่นจัดเก็บเอกสารแล้ว BeeECM ยังสามารถทำ Workflow ได้อย่างมีประสิทธิภาพอีกด้วย ใช้งานง่าย โดยระบบ Workflow สามารถเลือกผู้ตรวจสอบ และผู้อนุมัติเอกสารได้ ตามเงื่อนไขที่กำหนด มีเครื่องมือสำคัญ ที่จะช่วยตรวจสอบ ความถูกต้องในการสร้าง Workflow ซึ่งจะช่วยลดเวลาและความผิดพลาด ในการทำงานลงไปได้อย่างมาก Workflow หรือเรียกอีกอย่างนึงว่ากระแสงาน เป็นกิจกรรมที่ดำเนินการตามลำดับอย่างต่อเนื่อง ตั้งแต่เริ่มต้นไปจนถึงจบกิจกรรม เมื่อการดำเนินกิจกรรมแรกเสร็จเรียบร้อย ก็จะส่งมอบภาระให้กิจกรรมอื่น ทำต่อ ๆ กัน ไปจนกระทั่งจบกิจกรรมในกระแสงาน หรือจนกว่าจะถึงกิจกรรมสุดท้าย ไม่สามารถดำเนินกิจกรรมใด ๆ ได้อีก เมื่อพิจารณาในมุมนี้ อาจจะกล่าวได้ว่า คําว่า กระแสงาน [...]

ในการทำงานทุกองค์กรจะต้องมีฐานข้อมูล ทั้งฐานข้อมูลเอกสารกระดาษที่เก็บเป็นตู้เอกสารจำนวนมาก ๆ หรือฐานข้อมูลที่เป็นเอกสารอิเล็กทรอนิคส์ที่รวบรวมแฟ้มข้อมูลเอกสารไว้ในระบบคอมพิวเตอร์ ซึ่งฐานข้อมูลสามารถแบ่งออกได้หลายรูปแบบ การจัดเก็บฐานข้อมูลอาจแบ่งตามลักษณะตามข้อมูล ข้อมูลที่จัดเก็บจะต้องมีการแบ่งแยกกลุ่มเพื่อเตรียมไว้สำหรับการใช้งาน เมื่อจัดแบ่งกลุ่มเป็นแฟ้มแล้วควรมีการจัดเรียงข้อมูลตามลำดับ ตัวเลข หรือตัวอักษร เพื่อให้เรียก ใช้งานได้ง่ายประหยัดเวลา เอกสารมากมายให้โปรแกรมจัดเก็บเอกสาร BeeECM จัดการให้คุณ โทร.062-461-5593 ทดลองใช้ระบบฟรีได้แล้ววันนี้ !!! ตัวอย่างการเก็บรวบรวมข้อมูล ตัวอย่างการจัดเรียงข้อมูลการเก็บรวบรวมข้อมูลเป็นเรื่องของการเก็บรวบรวมข้อมูลซึ่งมีจำนวนมาก  ปัจจุบันมีเทคโนโลยีช่วยในการจัดเก็บอยู่เป็นจำนวนมาก เช่น การป้อนข้อมูลเข้าเครื่องคอมพิวเตอร์  การตรวจใบลงทะเบียนที่มีการฝนดินสอดำในตำแหน่งต่าง ๆ  เป็นวิธีการเก็บรวบรวมข้อมูลเช่นกัน เมื่อมีการเก็บรวบรวมข้อมูลแล้วจำเป็นต้องมีการตรวจสอบข้อมูลเพื่อตรวจสอบความถูกต้อง ข้อมูลที่เก็บเข้าในระบบจะต้องมีความเชื่อถือได้ หากพบที่ผิดพลาดต้องแก้ไข และการจัดการฐานข้อมูลนั้นเป็นการจัดการข้อมูลเพื่อไม่ให้เกิดการซ้ำซ้อนของข้อมูลภายในองค์กร ศูนย์กลางในลักษณะฐานข้อมูล (Database) จึงทำให้เกิดระบบการจัดการฐานข้อมูล (Database Management system (DBMS) ซึ่งจะต้องอาศัยโปรแกรมเฉพาะในการสร้างและบำรุงรักษา (Create and Maintenance) ฐานข้อมูลและสามารถที่จะให้ผู้ใช้ประยุกต์ใช้กับธุรกิจส่วนตัวได้โดยการดึงข้อมูลขึ้นมาแล้วใช้โปรแกรมสำเร็จรูปอื่นสร้างงานขึ้นมาโดยใช้ข้อมูลทีมีอยู่ในฐานข้อมูล แสดงการรวมแฟ้มข้อมูลเข้าด้วยกันระบบการจัดการฐานข้อมูล [...]

การจัดการเอกสาร ให้มีความพร้อมต่อการนําออกมาใช้งาน ง่ายต่อการค้นหา เป็นสิ่งสําคัญมาก เนื่องจากเอกสารนั้นเป็นสิ่งที่ใช้ในการจัดเก็บข้อมูลต่าง ๆ ดังนั้นจึงจําเป็นที่จะต้องมีระบบการจัดการกับเอกสารที่มีจํานวนมาก การนําเทคโนโลยีประยุกต์ใช้ในการบริหารจัดการเอกสารจึงเป็นที่นิยมกันอย่างแพร่หลายเพราะมีประโยชน์หลายด้าน ทั้งการลดปัญหาการใช้กระดาษ ลดขั้นตอนการติดต่อสื่อสารภายในองค์กร และผู้ใช้งาน สามารถค้นหาเรียกดูเอกสารได้อย่างรวดเร็ว เพิ่มประสิทธิภาพการทํางาน สามารถบริหารจัดการผ่านระบบเครือข่ายอินเทอร์เน็ตและอินทราเน็ตได้ง่ายในรูปแบบของเอกสารข้อความ รูปภาพ การจัดเก็บเอกสารสามารถจัดการได้สะดวกรวดเร็วขึ้น ทําให้ลดการใช้แฟ้มใส่เอกสารและตู้จัดเก็บเอกสาร ประหยัดงบประมาณ และลดปริมาณ การใช้กระดาษได้เป็นอย่างดี การจัดเก็บเอกสารที่ถูกต้องนับว่ามีบทบาทสําคัญและจําเป็นต่อการปฏิบัติงาน ดังนั้นระบบการจัดเก็บเอกสารจึงถือเป็นสิ่งสําคัญระบบหนึ่งขององค์กร ผู้ปฏิบัติงานสํานักงานจะต้องดําเนินการทางด้านเอกสารให้มีประสิทธิภาพและมีระบบการ จัดเก็บเอกสารที่ดีเพื่อที่จะสามารถนําข้อมูลต่าง ๆ มาใช้ได้อย่างรวดเร็ว การจัดการเอกสารอาจจะเป็นงานที่ยุ่งยากและซับซ้อน ความสําคัญประโยชน์หลักการของวิธีการขั้นตอน กระบวนการจัดเก็บที่ดีและถูกต้องแล้วนั้นจะ สามารถดําเนินการจัดเก็บเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพและรวดเร็วอีกทั้งยังลดปัญหาเรื่องเอกสารสูญหายได้อีกด้วย เอกสารมากมายให้โปรแกรมจัดเก็บเอกสาร BeeECM จัดการให้คุณ โทร.062-461-5593 ทดลองใช้ระบบฟรีได้แล้ววันนี้ !!! ระบบจัดการเอกสารภายในองค์กร ระบบจัดการเอกสารภายในองค์กร สามารถอำนวยความสะดวกให้กับหลายๆ องค์กรสามารถจัดเก็บ ค้นหา เรียกใช้ และควบคุมสิทธิ์ในการแชร์เอกสารเพื่อการเข้าถึงได้ทุกรูปแบบ ด้วยฟังก์ชั่นที่มีการพัฒนาขึ้นทำให้ผู้ใช้งานสามารถเข้าถึงเอกสารได้ง่าย และยังสามารถจัดเก็บเอกสารในระบบการจัดการเอกสารได้ทุกรูปแบบ ไม่ว่าจะเป็น PDG , [...]

เอกสารพอพูดถึง ก็คือ กระดาษที่มีสาระสำคัญอยู่ในนั้น ไม่ว่าจะเป็นเอกสารของหน่วยงานต่างๆ บริษัทห้างร้าน หรือแม้แต่บ้านของเราเอง การจัดการเอกสารคือสิ่งที่ต้องทำให้เป็นระบบระเบียบ เพราะอาจจะเกิดปัญหาที่ต้องใช้เอกสารนั้น แต่กลับหาไม่เจอ ก็ต้องเสียเวลาในการหาเอกสารอีก เพราะลืมไม่รู้ว่าเก็บไว้ที่ไหน พอได้เอกสารมาใหม่แล้วกลับหาเจอ เรื่องนี้จะไม่เป็นปัญหาอีกต่อไปเมื่อเอาวิธีที่เราเอามาฝากไปใช้ในการจัดเอกสารกันค่ะ เอกสารมากมายให้โปรแกรมจัดเก็บเอกสาร BeeECM จัดการให้คุณ โทร.062-461-5593 ทดลองใช้ระบบฟรีได้แล้ววันนี้ !!! วิธีการจัดการเอกสารตามแบบฉบับของมืออาชีพ 1. เตรียมอุปกรณ์ สถานที่ และเอกสารให้พร้อม อุปกรณ์ที่จำเป็นต้องใช้อาจมีอยู่แล้วในสำนักงาน เช่น กล่องกระดาษ แฟ้ม ปากกา กระดาษสี ชั้นวาง รวมไปถึงตู้หรือห้องสำหรับเก็บเอกสารซึ่งจะต้องทำให้มันโล่งเพื่อให้จัดเก็บเอกสารได้ทันที เมื่อกระบวนการทั้งหมด เสร็จสิ้น ทั้งนี้สิ่งที่สำคัญที่สุด คือ ต้องรวบรวมเอกสารทั้งหมดมาไว้ที่เดียวกัน มิฉะนั้นอาจต้องเสียเวลามาจัดการ ใหม่อีกหลายรอบเมื่อพบว่ามีเอกสารหลงเหลืออยู่ตามที่ต่างๆ 2. จัดการกับเอกสารในทันทีที่ได้รับ จริงๆ แล้ว วิธีการจัดการเอกสารที่ดีที่สุดก็คือ ทันทีที่คุณได้รับเอกสารนั้นมา ให้คุณจัดการกับมันโดยทันที เช่น หากเป็นจดหมาย อ่านทันที หากมีเรื่องสำคัญก็เก็บไว้ [...]