-Solution-

ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสาร

Document Management Software

ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารคืออะไร

ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสาร (Document Management Software) ครอบคลุมคุณสมบัติและฟังก์ชันการทำงานที่หลากหลาย ซึ่งหลายอย่างก็มีความสำคัญต่อการดำเนินธุรกิจ ธุรกิจขนาดเล็กไปจนถึงขนาดกลางหลายแห่ง เช่น บริษัทกฏหมาย บริษัทสร้างสรรค์ หรือองค์กรด้านสื่อและสิ่งพิมพ์มีเป้าหมายที่จะดำเนินการแบบไร้กระดาษ และกำลังมองหาเครื่องมือที่เหมาะสมในการดำเนินการดังกล่าว ธุรกิจที่มีข้อมูลมหาศาล ต้องคำนึงถึงการเลือกใช้ซอฟต์แวร์ที่เชื่อถือได้และยืดหยุ่นเพิ่มความคล่องตัวในการทำงาน

ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารที่มีประสิทธิภาพ จะเปลี่ยนให้การทำงานนั้นมีประสิทธิภาพโดยรวมดีขึ้นด้วยเหตุผลหลายประการ เหตุผลพื้นฐานหลัก ๆ เลย สถานที่สำหรับจัดเก็บและจัดระเบียบเอกสาร การควบคุมเวอร์ชั่นของ Workflow สิทธิ์การเข้าถึง การสำรองข้อมูล และการป้องกันข้อมูล สามารถจัดการได้ด้วยโซลูชัน Document Management ซึ่งเป็นจุดเริ่มต้นในการรักษาความปลอดภัย และการแชร์เอกสารเพื่อใช้ร่วมกัน ความสามารถในการจัดประเภทข้อมูลยังเป็นอีกหนึ่งความสามารถของ Document Management

การจัดเก็บเอกสาร และการทำงานร่วมกัน

โดยพื้นฐานแล้ว Document Management สามารถจัดเก็บเอกสารในประเภทไฟล์ได้หลากหลายรูปแบบ แม้ว่าคุณควรตรวจสอบข้อกำหนดขององค์กรคุณอย่างรอบคอบก่อนที่จะตัดสินใจเลือกใช้ระบบ

นอกเหนือจากนั้น Document Management ยังควรมีเครื่องมือที่ใช่สำหรับการจัดระเบียบไฟล์ และค้นหาไฟล์ได้ตรงตามเกณฑ์ที่ผู้ใช้กำหนด โดยใช้เวลาในการค้นหาไม่นาน ดดยส่วนใหญ่จะมาในรูปแบบของ การค้นหาแบบอัจฉริยะ นี้เป็นคุณลักษณะหนึ่งที่คุณควรทำการทดสอบก่อนการตัดสินใจซื้อ ความสามารถเช่นแท็กนั้นก็มีความสำคัญในการค้นหาไฟล์ หลังจากที่เราจัดเก็ชบไฟล์ในจำนวนมาก ๆ การใช้งานแท็กจะทำให้การค้นหาไฟล์นั้นง่ายขึ้น

ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารที่เราเห็นส่วนมากที่เห็นมีพื้นที่การจัดเก็บบน Cloud แต่อย่างไรก็ตามไม่ควรมองว่านี่เป็นเกณฑ์การตัดสินใจซื้อที่สำคัญ เนื่องจากการเรื่องการจัดเก็บเป็นส่วนที่ง่าย สำหรับองค์กรส่วนใหญ่เรื่องนี้ไม่ใช่ปัจจัยที่สำคัญ ความสำคัญก็คือการใช้งานร่วมกัน เช่น การแชร์เอกสาร เวอร์ชั่นของเอกสาร หรือการทำงานกับเอกสารร่วมกับผู้ใช้รายอื่นพร้อมกัน เป็นความสามารถที่จะช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานเป็นทีม

การแบ่งปันเอกสาร และการอนุมัติเอกสาร

ในการทำธุรกิจนั้นจำเป็นที่จะต้องมีหลักฐาน ข้อมูล หรือเอกสารต่าง ๆ ที่ใช้กันภายในสำนักงาน จำเป็นต้องมีการแบ่งปันหรือแชร์ ดังนั้นสิ่งสำคัญที่ต้องคำนึงถึงเลย คือ ซอฟแวร์การจัดการเอกสารจะต้องเป็นเครื่องมือที่มีไว้สำหรับจัดการไฟล์ดังกล่าว ความสามารถเหล่านี้มีไว้เพื่อปรับปรุงการสื่อสาร และปรับปรุงผลตอบแทนประสิทธิภาพหรือมุมมองของลูกค้า ในบางกรณีซอฟแวร์การจัดการเอกสารยังรองรับการติดตามการสื่อสาร และการรายงานเมื่อเวลาผ่านไป นี่เป็นเรื่องที่สำคัญอย่างยิ่งสำหรับเอกสารที่มีการปฏิบัติตามข้อกำหนด หรือผลกระทบทางกฏหมาย

มุมมองของ Workflow ความสามารถในการกำหนดเส้นทางเอกสารไปยังบุคลากรที่ต้องกรอกข้อมูล หรืออนุมัติเอกสารนั้น ถือเป็นฟังก์ชันระดับพื้นฐาน การแสดงเอกสารรูปแบบที่แก้ไขได้ ซึ่งจะกลายเป็นขั้นตอนสุดท้ายในไฟลืที่แก้ไขไม่ได้อย่างไฟล์ PDF เป็นคุณสมบัติหนึ่งที่จำเป็นอย่างมาก ลายเซ็นอิเล็คทรอนิกส์ได้กลายเป็นข้อกำหนดที่ใช้กันอย่างแพร่หลายในหลาย ๆ ธุรกิจ ไม่เพียงแค่เพื่อให้การติดต่อกับลูกค้าสำเร็จ แต่ยังรวมไปถึงขั้นตอนการตรวจสอบการทำงานระหว่างพนักงานภายในองค์กร ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสาร อย่างโปรแกรมจัดการเอกสาร BeeECM มีฟังก์ชันลายเซ็นอิเล็คทรอนิกส์ที่มาพร้อมกับ Workflow รวบรวมไว้ในระบบเดียว ไม่จำเป็นต้องใช้ฟังก์ชันอื่นจากระบบอื่น

คุณสมบัติการทำงานร่วมกันมีความสำคัญเช่นกัน การมีการล็อกเอกสารขณะทำการแก้ไข เมื่อผู้ใช้ดาวน์โหลดไฟล์ เพื่อป้องกันการแก้ไขที่ซับซ้อนกัน เอกสารที่มีประวัตของการจัดการเวอร์ชั่นเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการที่จะติดตามว่าใครเป็นผู้แก้ไขไฟล์ แก้ไขเมื่อไหร่ และสามารถเปลี่ยนกลับมาเป็นเวอร์ชั่นก่อนหน้านั้นได้ หากเกิดความเสียหากับไฟล์ หรือเกิดสิ่งผิดพลาดบางอย่างเกิดขึ้น บางโปรแกรมต้องทำงานร่วมกันกับ Microsoft Office365 เพื่อแก้ไขเอกสารแบบออนไลน์

ความปลอดภัยและการปฏิบัติตามข้อกำหนด

การรักษาความปลอดภัยเป็นสาเหตุของความกังวลสำหรับทุก ๆ ธุรกิจ และยังเป็นสิ่งสำคัญอันดับต้น ๆ เมื่อค้นหา และประเมินโซลูชันทางธุรกิจใหม่ ๆ อย่าง SMB และบริษัทที่เพิ่งเริ่มต้นอาจจะไม่เห็นความจำเป็นในทันทีสำหรับการปฏิบัติตามข้อกำหนด หรือข้อกฏหมายต่าง ๆ แต่ก็ต้องคิดล่วงหน้า ระบบที่สามารถเติบโตได้ตามความต้องการของบริษัท ที่มีสิทธิ์ขั้นพื้นฐานในการที่จะเข้าใช้งานเอกสาร ตลอดจนฟังก์ชันการควบคุมเวอร์ชันจะได้เปรียบ หากพิจารณาวิธีการแก้ไขปัญหาที่สามารถรองรับความต้องการด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนดต่าง ๆ กรลงทุนในคุณลักษณะด้านความปลอดภัย และการสำรองข้อมูลขั้นสูงช่วยพิสูจน์ธุรกิจของคุณในอนาคต

บริษัทที่มีข้อกังวลด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนด หรือข้อกฏหมาย รวมถึงบริษัทการเงิน หน่วยงานของรัฐ การปฏิบัติทางการแพทย์ และโรงเรียนจะต้องการเน้นเรื่องความปลอดภัยเป็นเกณฑ์หลัก คุณลักษณะด้านความปลอดภัยขั้นสูงเพิ่มเติม เช่น เส้นทางการตรวจสอบ ความสามารถในการอนุญาติขั้นสูง หรือเครื่องมือการตรวจสอบความถูกต้องขององค์กร เช่น การรับรองความถูกต้องแบบหลายปัจจัย หรือการรวมเข้ากับระบบการจัดการอุปกรณ์ เป็นคุณลักษณะที่ดีต่อการมีน้อยกว่า และควรถือเป็นข้อบังคับในบางกรณี

การเก็บรักษาไฟล์เป็นอีกส่วนหนึ่งที่เกี่ยวข้องกับความปลอดภัย ซึ่งซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารส่วนใหญ่ ที่ตรวจสอบการสนับสนุนแล้ว แม้ว่าเครื่องมือและคุณสมบัติที่เกี่ยวข้องกับการเก็บรักษาไฟล์จะแตกต่างกันไปตามแพลตฟอร์ม หลายองค์กรต้องเก็บรักษาบันทึกตามกฏหมายตามระยะเวลาที่กำหนดไว้ล่วงหน้า ดังนั้นซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารของคุณ ควรมีเครื่องมือสำหรับป้องกันการลบไฟล์ถาวร โดยหลักการแล้วจะเสนอโซลูชั่นการจัดเก็บถาวรเพื่ออำนวยความสะดวกในการระบุไฟล์ที่ล้าสมัยอย่างเหมาะสม โดยที่ไม่กระทบกับข้อกฏหมาย

การปฏิบัติตามข้อกำหนดควรเป็นส่วนหนึ่งของการประเมินซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารของคุณในทุก ๆ แง่มุม ในกรณีที่มีการจัดการเอกสารควรจัดการคุณลักษณะการทำงานร่วมกันอย่างระมัดระวัง ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารจำนวนมากสามารถป้องกันไม่ให้ผู้แชร์ไฟล์กับผู้ใช้ภายนอก หรือไม่ให้บันทึกลงในอุปกรณ์เคลื่อนที่ ก้าวไปอีกขั้นหนึ่ง เหนือคู่แข่งด้วยการนำเสนอซอฟต์แวร์ที่ปรับแต่งให้สอดคล้องกับกฏหมาย

อย่าลืมถามว่าซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารที่คาดหวัง สามารถส่งมอบคุณสมบัติความปลอดภัยขั้นสูงได้อย่างไร และคุณจะพบว่าระบบบางระบบจะส่งมอบผ่านระบบปฏิบัติการใด ๆ ที่พวกเขารองรับ ในขณะที่ระบบอื่น ๆ จะรวมเข้ากับแพลตฟอร์มธุรกิจส่วนหลังอื่น ๆ เพื่อความสามารถเดียวกัน เมื่อคุณได้สรุปวิธีการแล้วอย่าลืมประเมินว่ามาตราการเหล่านี้จะทำงานได้ดีเพียงใดในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจของคุณ

ประสิทธิภาพและการบูรณาการ

ไม่มีใครต้องการเครื่องมือที่มีจุดประสงค์เพียงอย่างเดียว คือ การรักษาการปฏิบัติตามข้อกำหนด และให้การกำกับดูแลการจัดการ ดังนั้นซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารของคุณจะทำให้งานที่เกี่ยวข้องกับการจัดการเอกสารง่ายขึ้น และมีประสิทธิภาพมากขึ้น เครื่องมืออัตโนมัติเป็นหนึ่งที่ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารสามารถทำให้ชีวิตคุณง่ายขึ้น ในบางกรณีซอฟต์แวร์เหล่านี้เกี่ยวข้อง Workflow แม้ว่าแต่ละระบบจะใช้ Workflow ที่แตกต่างกัน

การผสานรวมกับระบบธุรกิจอื่น ๆ ไม่ว่าจะเป็นระบบการเงิน ฐานข้มูล หรือผู้ให้บริการพื้นที่จัดเก็บข้อมูลบน cloud สามารถเพิ่มประสิทธิภาพความแม่นยำได้หลายวิธี ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารที่เราตรวจสอบสามารถใช้แม้กระทั่งเอกสารที่สแกนออกเป็นบันทึกแยกกันโดยอัตโนมัติทำการจดจำอักขระด้วยแสง (OCR) บนเอกสารจากนั้นสร้างไฟล์เอาต์พุตตามเนื้อหาของเอกสาร สิ่งเหล่านี้สามารถนำเข้าสู่ระบบอื่นเพื่อป้องกันการเข้า 2 ครั้ง

บริการเหล่านี้ส่วนใหญ่ยังมีแอปบนอุปกรณ์เคลื่อนที่ที่มีฟังก์ชันการทำงานที่จำกัด โดยตามหลักการแล้วควรมีแอฟสำหรับทั้ง Android และ iOS เพื่อให้พนักงานของคุณสามารถเข้าถึงอุปกรณ์เคลื่อนที่ได้โดยไม่คำนึงถึงอุปกรณ์ของพวกเขา มองหาคุณสมบัติในแอป เช่น การแก้ไข สร้างเอกสาร และการแชร์ไฟล์

การควบคุมการดูแลระบบก็มีความสำคัญเช่นกัน ในซอฟต์แวร์การจัดการเอกสาร แม้ว่าบริการแชร์ไฟล์ส่วนใหญ่จะอนุญาตให้คุณตั้งค่าสิทธิ์สำหรับไฟล์ หรือโฟลเดอร์ที่ต้องการได้ แต่ผู้ดูแลระบบอาจต้องการตั้งค่าการอนุญาตทั่วโลกสำหรับผู้ใช้ ตัวอย่างเช่นผู้ดูแลระบบอาจต้องการจำกัดผู้ใช้บางรายไม่ให้ลบไฟล์ได้ การควบคุมของผู้ดูแลระบบอื่น ๆ รวมถึงความสามารถในการลบ การเข้าถึงไฟล์บางไฟล์ หรือทั้งหมดของผู้ใช้ (เช่น เมื่อพนักงานลาออกจากบริษัท หรือย้ายแผนก) และความสามารถในการเปลี่ยนการเป็นเจ้าของไฟล์ด้วยเหตุผลเดียวกัน

การบริการลูกค้า การสนับสนุน และความเข้ากันได้

การบริการลูกค้า และการสนับสนุนเป็นองค์ประกอบที่สำคัญมากแม้ว่าซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารจะใช้งานง่าย ระบบที่ดีที่สสุดให้การช่วยเหลือแบบทันที่ทั้งในรูปแบบของการโทร หรือเว็บแชท อีเมลยังเป็นแหล่งข้อมูลที่ดีสำหรับปัญหาหรือคำถามที่ไม่เร่งด่วน คุณสามารถกำหนดเวลาการโทรได้ด้วยการสนับสนุน ดังนั้นคุณจึงไม่ต้องรอสาย สำหรับปัญหาเล็ก ๆ น้อย ๆ หรือเมื่อคุณยังคงเรียนรู้วิธีการใช้งานคุณสมบัติการเข้าถึงเอกสารออนไลน์อย่างละเอียดเป็นสิ่งที่จำเป็น และการสาธิตเป็นแบบคลิปวีดีโอจะดียิ่งขึ้น คุณสมบัติที่สำคัญอื่น ๆ ได้แก่ การค้นหาขั้นสูง และคำถามที่พบบ่อย

หากคุณกำลังลงทุนในซอฟต์แวร์การจัดการเอกสาร เพื่อจัดการธุรกิจขนาดใหญ่ของคุณ คุณควรปกป้องการลงทุนนั้น ด้วยการประเมินตัวเลือกการสนับสนุนสำหรับระบบเท่านั้น ในกรณีส่วนใหญ่ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารที่ใช้ระบบ cloud เป็นหลักจะมาพร้อมกับการสนับสนุนบางระดับโดยอัตโนมัติ ซอฟต์แวร์ที่ออกแบบมาเพื่อใช้งานภายในศูนย์ข้อมูลขององค์กรของคุณโดยทั่วไปจะต้องมีข้อตกลงการสนับสนุน ซึ่งโดยปกติจะมีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมรายปี ไม่ว่ากรณีใดคุณควรพิจารณาค่าใช้จ่ายในการสนับสนุนเมื่อประเมินตัวเลือกของคุณ

สุดท้ายความเข้ากันได้ก็มีความสำคัญเช่นกัน อย่างไรก็ตามความเข้ากันได้ของเบราว์เซอร์ การรองรับ API และรูปแบบไฟล์ยังคงเป็นข้อพิจารณาที่สำคัญแม้ในปัจจุบัน ทำการตรวจสอบเพื่อดูว่าซอฟต์แวร์ทำงานได้ดีบนเว็บเบราวเซอร์ที่คุณต้องการ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากธุรกิจของคุณต้องใช้เว็บแอปหลายตัวในการทำงาน นอกจากนี้การรองรับการรองรับเว็บเบราวเซอร์เพียงตัวเดียวจะช่วยให้คนไอทีของคุณมีสติ นอกจากนี้ให้ทำการตรวจสอบเอกสารเพื่อดูว่ารูปแบบไฟล์ใดที่พนักงานของคุณใช้ในแต่ละวัน และให้ความสนใจเป็นพิเศษ กับไฟล์ที่สร้างโดยซอฟต์แวร์แบบกำหนดเองที่องค์ของคุณอาจใช้อยู่

เมื่อคุณมีรายการแล้วให้ดูว่าคุณสามารถวางรูปแบบลึกลับ และรวมเป็นไฟล์มาตรฐานอื่น ๆ แทน เช่น .docx ของ Microsoft Office และ .pdf ของ Adobe รูปแบบเหล่านี้เป็นมาตรฐานโดยพฤตินัย และคุณสามารถช่วยตัวเองให้ปวดหัวได้ โดยอาศัยรูปแบบเหล่านี้ หากคุณติดอยู่กับรูปแบบที่เป็นกรรมสิทธิ์ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าระบบที่คาดหวังสามารถจัดการไฟล์เหล่านี้ได้ไม่ใช่แค่ในแง่ของการจัดเก็บข้อมูลหรือการกำหนดเส้นทาง แต่ยังเป็นส่วนหนึ่งของคุณสมบัติขั้นสูง เช่น ลายเซ็นอิเล็คทรอนิกส์ และความปลอดภัยโดยเฉพาะ

สอบถามรายละเอียดเพิ่มเติม !!

แอดไลน์ของเราเพื่อติดตามข่าวสาร และแจ้งปัญหาการใช้งาน ***

โปรแกรมจัดเก็บเอกสาร BeeECM ผู้ช่วยในการจัดเก็บเอกสารของคุณ ให้เป็นระบบมากยิ่งขึ้น