ปัจจุบัน โปรแกรมจัดการเอกสาร เข้ามามีบทบาทในการทำงานมากขึ้น โดยที่ผ่านมาองค์กรมักจะจัดเก็บไฟล์เอกสารที่ทำงานร่วมกันใน Shared Drive หรือ File Ferver ปัญหาคือการจัดการสิทธิ์ ถ้าบริษัทไม่ได้ใช้ AD (Active Directory) ผู้ใช้จะเผชิญกับความโกลาหลอยู่เสมอ เพราะใครแก้ใครลบไฟล์ใครก็ได้ แต่ถ้าใช้ AD ผู้ใช้ก็จะถูกจำกัดด้วยความซับซ้อน จนสุดท้ายไอทีต้องจัดการสิทธิ์ให้หมด

เอกสารมากมายให้โปรแกรมจัดเก็บเอกสาร BeeDMS จัดการให้คุณ โทร.02-551-2097 กด 601 ทดลองใช้ระบบฟรีได้แล้ววันนี้ !!!

ปรแกรมจัดการเอกสาร หรือ Document Management System คือ ระบบที่พัฒนาขึ้นเพื่อการลดการใช้กระดาษในสำนักงาน โดยการเก็บเอกสารทั้งหมดในรูปแบบไฟล์ออนไลน์ นอกจากจะลดค่าใช้จ่ายในการใช้กระดาษแล้ว ยังลดค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บด้วย และยังสามารถสืบค้นได้ง่ายอีกด้วย

วิธีที่องค์กรสามารถปรับปรุงการจัดการเอกสารของตนได้

  1. สร้างระบบมาตรฐานสำหรับการจัดเก็บเอกสารและตั้งชื่อไฟล์ ถ้าบุคคลภายในองค์กรของคุณมีการแปลงไฟล์ด้วยตัวเอง การสร้างระบบทั่วไปสำหรับการตั้งชื่อของไฟล์ที่ส่งออกนั้นก็จะเป็นจุดเริ่มต้นที่ดี ก่อนอื่นคุณต้องแน่ใจว่าทุกคนจะรู้ว่าไฟล์ที่ระบุควรไปที่ใด เพื่อให้เพื่อนร่วมงานหรือลูกค้าอื่นๆ สามารถค้นหาได้ง่ายขึ้น สำหรับเอกสารภายใน ทางออกที่ดีที่สุดคือการแยกออกจากใบแจ้งหนี้ ลีดและเอกสารอื่นๆ ตามประเภทลงในโฟลเดอร์ของตัวเอง
  1. หากบริษัทของคุณมีความต้องการในการแปลงอย่างต่อเนื่อง ให้ตรวจสอบว่าโซลูชันการแปลงไฟล์แบทช์เป็นวิธีที่เหมาะสมหรือไม่ การแปลงไฟล์แบทช์เป็นกระบวนการแปลงเอกสารหรือไฟล์จำนวนมากพร้อมกันแทนที่จะเป็นแบบทีละไฟล์ นี้เห็นได้ชัดว่าจะมีประโยชน์มากสำหรับบริษัทที่มีความจำเป็นสำหรับการแปลงไฟล์ขนาดใหญ่หรือการแปลงเอกสาร การแปลงไฟล์เป็นแบทช์สามารถประหยัดเวลาและทรัพยากรขององค์กรของคุณได้มาก และเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการปรับปรุงการจัดการเอกสารหรือเอกสารข้อมูลภายในของบริษัท
  1. พิจารณากระบวนการแปลงอัตโนมัติ บริษัทที่ต้องจัดการเอกสารเป็นจำนวนมาก เช่น อุตสาหกรรมการเงินอุตสาหกรรมการแพทย์ เป็นต้น บางครั้งอาจต้องใช้การแปลงไฟล์อัตโนมัติอย่างต่อเนื่อง ตัวอย่างเช่น องค์กรของคุณอาจได้รับข้อมูลในรูปแบบไฟล์เดียวและต้องการให้มีการแปลงเป็นรูปแบบอื่นโดยอัตโนมัติ ซึ่งการแปลงไฟล์โดยอัตโนมัติจะมีประโยชน์มากสำหรับงานประเภทนี้ โดยจะเป็นวิธีการปรับปรุงการจัดการเอกสารในสภาพแวดล้อม และการทำงานขององค์กร
  1. ลดความสับสนโดยการใช้ชนิดไฟล์ที่รักษารูปแบบไว้ในทุกอุปกรณ์และระบบปฏิบัติการ การใช้รูปแบบเช่น PDF มีประโยชน์อย่างมากเมื่อเทียบกับการแชร์เอกสาร Microsoft Word ในขณะที่ทั้งสองมีอยู่ทั่วไปการจัดรูปแบบเอกสารจะถูกเก็บรักษาใน PDF ไม่ว่าจะเป็นอุปกรณ์ ระบบปฏิบัติการ ขนาดหน้าจอ และปัจจัยอื่นใดๆ
  1. หยุดใช้ตัวแปลงไฟล์บนเว็บฟรีสำหรับธุรกิจของคุณ เว็บไซต์แปลงไฟล์สามารถตอบสนองความต้องการได้อย่างแท้จริงสำหรับบุคคลทั่วไปที่บ้าน อย่างไรก็ตามโดยทั่วไปไม่ควรมีการใช้งานเว็บไซต์เหล่ายนี้ในสภาพแวดล้อมขององค์กร เพราะของฟรีที่ใช้ อาจนำปัญหามาให้คุณ
  1. ใช้โปรแกรมจัดการเอกสาร เข้ามาช่วยจัดการเอกสาร โดยโปรแกมจัดการเอกสารนี้จะจัดการงานเอกสารแทนคุณได้แทบทุกอย่าง มีข้อดี เรื่องการจำกัดสิทธ์ การเข้าถึงข้อมูลที่รวดเร็ว ทุกที่ ทุกเวลา และทุกอุปกรณ์ ซึ่งจะทำให้งานเอกสารที่คุณจะต้องรับผิดชอบลดน้อยลง เพิ่มเวลาให้คุณไปจัดการงานส่วนอื่นได้อย่างมาก

ประโยชน์ของโปรแกรมจัดการเอกสาร

  1. ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน

ค้นหาเอกสารได้ง่ายขึ้น

ในการทำงาน 1 วัน มีเอกสารเพิ่มขึ้นเรื่อยๆ จนมากมายมหาศาล และถ้าวันหนึ่งคุณต้องไปค้นหาเอกสารเพียงหนึ่งแผ่นในกองเอกสารหรือตู้เอกสารที่ใช้จัดเก็บเอกสารมาเป็นแรมปี คุณคิดว่าคุณต้องใช้เวลา กี่นาที กี่ชั่วโมงกว่าคุณจะหาเจอ “จากผลการสำรวจของ Wall Street Journal พบว่าในระยะเวลา 1 ปี ผู้บริหารระดับสูงในสหรัฐอเมริกาต้องเสียเวลารวมถึง 6 สัปดาห์ในการค้นหาเอกสารสำคัญที่สูญหาย ” เห็นแล้วใช่ไมว่าไม่ใช่แค่พนักงานอย่างเราที่มีปัญหากับการหาเอกสารเก่าๆ แม้กระทั่งผู้บริหารระดับสูงในสหรัฐอเมริกายังต้องเจอปัญหาการหาเอกสารไม่เจอ

เข้าถึงข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว

บริษัท Xerox เป็นบริษัทเกี่ยวกับการสร้างนวัตกรรมใหม่ ๆ และบริการด้านวิจัยและพัฒนาเทคโนโลยี ทั้งๆที่พวกเขาวิจัยและพัฒนานวัตกรรมใหม่ๆแต่พนักงานต้องเสียเวลาทำงานมากกว่าสองชั่วโมงต่อสัปดาห์ในการค้นหา แชร์เอกสารในส่วนงานที่เกี่ยวข้อง จะดีแค่ไหนถ้าการทำงานร่วมกันระหว่างหน่วยงานทั้งภายในและภายนอกสามารถเข้าถึงเอกสารและ ข้อมูลได้จากทุกที่ในโลกผ่านอินเตอร์เน็ต

ลดระยะเวลาและขั้นตอนในการปฏิบัติงาน

การรวบรวมข้อมูลหรือเอกสารไว้ในระบบจะทำให้พนักงานของทุกส่วนงานสามารถเข้าถึงเอกสาร แชร์ และทำงานร่วมกันได้อย่างรวดเร็วจากทุกที่ จะสามารถทำให้ลดระยะเวลาในการทำงานได้เพิ่มมากขึ้น และเมื่อผู้บริหารสามารถเข้าถึงข้อมูลได้อย่างรวดเร็วทำให้มีข้อมูลในการสนับสนุนการตัดสินใจได้เร็วขึ้น

  1. ประหยัด/ลดค่าใช้จ่าย

ถ้าเปลี่ยนมาใช้ระบบจัดการเอกสารแทนการทำงานเอกสารแบบเดิมๆนอกจากจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานแล้ว ยังสามารถช่วยลดค่าใช้จ่ายต่างๆได้อีกด้วย ไม่ว่าจะเป็น ค่ากระดาษ ค่าหมึก ค่าเสื่อมของเครื่องปริ้น และยังช่วยประหยัดพื้นที่ในการจัดเก็บข้อมูล ระบบการจัดการเอกสารแบบกระดาษต้องใช้พื้นที่มากในการจัดเก็บ ทั้ง โต๊ะ ทั้งตู้ เต็มไปหมด เห็นไหมค่ะว่าระบบจัดการเอกสารนอกจากจะช่วยให้เราทำงานได้ง่ายขึ้น ยังช่วยเราลดค่าใช้จ่ายได้อีกด้วยนะคะ

บ่อยครั้งที่เราคิดว่าการบริหารจัดการเอกสารและข้อมูลเป็นเรื่องของการแปรสภาพเอกสารกระดาษไปเป็นไฟล์ดิจิตอล แต่ในความเป็นจริงยังรวมถึงเรื่องการรักษาความปลอดภัย การกู้คืนระบบจากความเสียหายทางภัยพิบัติ การประสานงานระหว่างกัน ระบบสืบค้นข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ และการบริหารจัดการงานพิมพ์อีกด้วย

สรุป

ลองคิดดูว่าการทำงานใน 1 วันของเราสร้างเอกสารต่างๆ มากมายแค่ไหนไม่ว่าจะเป็นเอกสารสำคัญต่างๆ เช่นสัญญาจ้าง สัญญาเช่า เอกสารทางการเงินต่างๆ หรือ แม้กะทั่งเอกสารทั่วไปที่ดูเหมือนจะไม่จำเป็นหรือไม่สำคัญ แต่เราก็ยังต้องเก็บเอกสารเหล่านั้นไว้ และนับวันเอกสารเหล่านั้นก็จะเพิ่มขึ้นเรื่อยๆ เพิ่มขึ้นเรื่อยๆ จนบางบริษัทถึงกับจะต้องมีการสร้างห้องจัดเก็บเอกสารกันเลยทีเดียว แต่ทุกวันนี้ด้วยเทคโนโลยี และองค์ความรู้ของนักพัฒนาระบบที่เพิ่มขึ้นเรื่อยๆ ทำให้มีโปรแกรมหรือระบบจัดการเอกสารต่างๆ เกิดขึ้นมากมาย แน่นอนว่าระบบจัดการเอกสารจะช่วย เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน และช่วยลดค่าใช้จ่ายและต้นทุนในการดำเนินการได้อีกด้วย

ติดตามเรื่องราวต่างๆ ของ BeeDMS ได้ที่ …
Blog : 
Facebook : facebook.com/BeeSuite.Co
[email protected] : @BeeSuite.Co