เอกสารมีความสำคัญต่อกิจการ ในระยะเริ่มแรกของก่อการตั้งองค์กรใหม่ ความสำคัญของการจัดเก็บเอกสารยังมีไม่มากนัก แต่เมื่อองค์กร หรือหน่วยงานมีอายุมากขึ้น และมีขนาดใหญ่ขึ้น ปริมาณเอกสารจะเพิ่มขึ้นตามการจัดเก็บเอกสาร และการจัดการเอกสารจึงมีความสำคัญต่อองค์กร หรือหน่วยงาน เพราะองค์กร หรือหน่วยงาน ต้องนำข้อมูลมาวิเคราะห์ และนำผลของการวิเคราะห์มาพิจารณาแก้ไขปรับปรุงกิจการ

เอกสารมากมายให้โปรแกรมจัดเก็บเอกสาร BeeDMS จัดการให้คุณ โทร.02-551-2097 กด 601 ทดลองใช้ระบบฟรีได้แล้ววันนี้ !!!

เมื่อเอกสารมีจำนวนมากขึ้น การจัดเก็บเอกสารเข้าไปในตู้เก็บเอกสารก็ดูจะไม่เข้าท่าเท่าไหร่นัก เพราะเอกสารจำนวนมากนั้นทำให้การบริหารจัดการเอกสารในตู้นั้นทำได้ยาก อีกทั้งยังมีข้อเสียมากกว่าข้อดี คือมีต้นทุนในการจัดการเอกสารสูง รวมถึงพื้นที่การจัดเก็บเอกสารอาจจะมากตามเอกสารที่มากขึ้นด้วย แทนที่เราจะเสียเวลาจัดการเอกสารที่มากมายเหล่านั้น คงจะดีกว่ามากหากเราจะเก็บเอกสารทั้งหมดเหล่านั้นลงในระบบที่จัดการทุกอย่างให้เรา

โปรแกรมจัดเก็บเอกสาร หรือโปรแกรมจัดการเอกสาร ได้เข้ามาช่วยในการจัดเก็บเอกสาร ทำให้งานบริหารจัดการเอกสารเป็นเรื่องง่ายยิ่งกว่าปลอกกล้วย ซึ่งข้อดีของโปรแกรมจัดการเอกสารนั้นมีมากมาย จึงทำให้หลายองค์กร หรือหลายหน่วยงานหันมาใช้โปรแกรมจัดเก็บเอกสาร ช่วยเรื่องการจัดการเอกสาร อีกทั้งความสำคัญในเรื่องความปลอดภัยของข้อมูลมีมากกว่าการเก็บเอกสารที่เป็นแผ่นกระดาษ ลดต้นทุนการจัดการเอกสารลงไปได้มาก

เมื่อเทียบกับการจัดเก็บเอกสารเข้าไปในตู้เอกสาร ไม่ต้องกังวลว่าเอกสารจำนวนมากเหล่านั้นเราจะค้นหาไม่เจอ เพราะโปรแกรมจัดเก็บเอกสารถูกออกแบบเพื่อการจัดการเอกสารโดยเฉพาะ จัดเก็บ จัดการ ค้นหา ควบคุมสิทธิ์ แชร์ข้อมูลกระดาษ ลดความสูญเสีย ลดต้นทุน เพิ่มความเร็วในการทำงาน ถือว่าเป็นนิยามของโปรแกรมจัดเก็บเอกสาร และโปรแกรมจัดการเอกสารเลยก็ว่าได้

องค์ประกอบของการบริหารงานเอกสาร

การบริหารงานเอกสรในที่นี้ได้แบ่งงานหรือหน้าที่ในความรับผิดชอบของผู้บริการงานเอกสารได้ ดังต่อไปนี้

  • การวางแผน
  • การกำหนดหน้าที่และโครงสร้างของงานเอกสาร
  • การออกแบบระบบการจัดเก็บเอกสาร
  • การเก็บรักษา
  • การควบคุมงานเอกสาร
  • การทำลายเอกสาร

โดยมีรายละเอียดในแต่ละขั้นตอนดังนี้

การวางแผน เป็นการเตรียมงานและเตรียมการปฏิบัติงานเอกสาร เตรียมวัสดุ อุปกรณ์ และสถานที่ในการจัดเก็บเอกสาร เตรียมกำลังคนที่มีความรู้ในการจัดเก็บเอกสาร รวมทั้งกำหนดนโยบายปฏิบัติงานต่างๆ ดังนี้

  • นโยบายของแผน โดยกำหนดลงไปว่าจะบริหารงานเอกสาร โดยให้มีศูนย์กลางของเอกสารหรือจะแยกควบคุมตามหน่วยงานย่อย หรืออาจใช้ทั้ง 2 ระบบ
  • การฝึกอบรมพนักงาน เพื่อให้การควบคุมงานเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ พนักงานคนใดที่ได้รับมอบอำนาจให้รับผิดชอบเกี่ยวกับงานเอกสารจะต้องมีความรู้ความชำนาญอย่างถูกต้องเกี่ยวกับการดำเนินการด้านเอกสาร ถ้าพนักงานไม่มีความรู้ต้องจัดให้มีการฝึกอบรมก่อนเข้ามารับหน้าที่
  • มาตรฐานระบบงาน การบริหารงานเอกสาร จะต้องมีการกำหนดมาตรฐานอันเดียวกันทั้งระบบ เพื่อให้การบริการและการควบคุมทำได้ง่ายและสะดวก
  • กำหนดสถานที่เก็บเอกสาร สถานที่เก็บเอกสารต้องจัดให้เป็นสัดส่วนแบ่งให้ชัดเจนลงไปว่า ส่วนใดเก็บเอกสารรอทำลาย ส่วนใดเก็บเอกสารสำคัญ ส่วนใดเป็นงานระหว่างปฏิบัติ โดยให้มีพื้นที่มี่เหมาะสมเพียงพอและให้ความปลอดภัยแก่เอกสาร
  • กำหนดอายุของเอกสาร โดยแจ้งให้พนักงานจัดเก็บเอกสารทราบว่า เอกสารประเภทใดจะต้องเก็บไว้เป็นเวลานานเท่าใดจึงจะทำลาย เอกสารใดจะต้องเก็บรักษาตลอดไปเอกสารสำคัญมีอะไรบ้าง
  • กำหนดวิธีโอนเอกสาร เพื่อให้มีที่เก็บเอกสารระหว่างปฏิบัติงานอย่างเพียงพอเมื่อเอกสารใดใช้ปฏิบัติงานเสร็จสิ้นแล้ว ควรโอนไปยังที่เก็บเอกสารเฉพาะซึ่งจัดไว้โดยอาจโอนเป็นงวดๆ หรือโอนต่อเนื่องเรื่อยๆ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับปริมาณของเอกสาร  ลักษณะของงานจำนวนพนักงานที่ดูแล ตลอดจนนโยบายของผู้บริหารและวิธีการปฏิบัติงาน
  • การกำหนดเอกสารสำคัญ องค์การทุกแห่งย่อมจะมีเอกสารสำคัญเฉพาะของตนเองและเอกสารบางฉบับถือเป็นความลับสุดยอดของบริษัทไม่เปิดเผยให้บุคคลภายนอกรู้ ดังนั้นจึงต้องป้องกันความไม่ปลอดภัยต่างๆ ที่จะเกิดขึ้นกับเอกสาร นอกจากนั้นเอกสารอื่นๆ ก็อาจจำเป็นต้องเก็บไว้ เพื่อให้อ้างอิงตลอดไปเช่นกัน
  • กำหนดวิธีการประเมินผลเพื่อหาข้อบกพร่องของแผนการบริการงานเอกสาร อาจทำได้ทั้งขณะวางแผน กำลังปฏิบัติการตามแผน และเมื่อสิ้นระยะเวลาของแผนแล้ว ซึ่งถ้าประเมินดูแล้วพบว่าไม่เป็นที่พอใจก็จะปรับปรุงให้ดีขึ้น

การกำหนดหน้าที่และโครงสร้างของงานเอกสาร เป็นการกำหนดหน้าที่และความรับผิดชอบ ของผู้ปฏิบัติงานเอกสารและกำหนดโครงสร้างของงานเอกสารว่าจะให้งานเอกสารเก้บไว้ที่ศูนย์กลางแห่งเดียวกัน (Centralization filing) เก็บไว้ที่หน่วยงานต่างๆ (Decentralization filing) หรือเก็บไว้ทั้งที่ศูนย์กลางและหน่วยงานต่างๆ โดยพิจารณาถึงข้อดีของแต่ละกรณีดังนี้

  • การเก็บไว้ที่ศูนย์กลาง มีข้อดีคือปริมาณงานและอุปกรณ์ในการทำงานน้อย  บุคลากรมีความชำนาญเฉพาะด้านและทำงานมีประสิทธิภาพ ประหยัดค่าใช้จ่ายด้านบุคลากรและอุปกรณ์ ส่วนข้อเสียก็คือ หน่วยงานต่างๆ เมื่อต้องการใช้ข้อมูลจะขาดความคล่องตัวในการทำงาน
  • การเก็บไว้ที่หน่วยงานต่างๆ มีข้อดี คือ เหมาะกับข้อมูลที่มีลักษณะเป็นความลับ การเก็บและการนำออกมาใช้สะดวกและรวดเร็ว แต่มีข้อเสียก็คือ วัสดุ  อุปกรณ์และพนักงานต้องกระจายตามหน่วยงานต่างๆ ทำให้ไม่ประหยัดและวิธีปฏิบัติงานอาจแตกต่างกัน
  • การเก็บไว้ทั้งที่ศูนย์และหน่วยงานต่างๆ (Centralization and decentalization filing) การจัดเก็บวิธีนี้มีวัตถุประสงค์จะขจัดข้อเสียของทั้ง 2 วิธี การจัดแบบนี้อาจทำได้ดังนี้
    • ให้หน่วยงานต่างๆ เก็บเอกสารของตน และเพื่อให้เกิดการประสานงานกัน และถือปฏิบัติเป็นระบบเดียวกันก็จะจัดให้มีศูนย์กลางการควบคุมทำหน้าที่รับผิดชอบในการบริหารงานเอกสารขององค์การ
    • แบ่งเอกสารส่วนหนึ่งเก็บแบบผสม ส่วนหนึ่งเก็บไว้ที่ศูนย์กลาง และอีกส่วนหนึ่งเก็บไว้ที่หน่วยงานต่างๆ ทั้งนี้ต้องพิจารณาถึงลักษณะของงานและประเภทของเอกสารที่จัดเก็บ

การออกแบบระบบจัดเก็บเอกสาร เป็นการกำหนดว่าจะจำแนกเอกสารตามระบบใดระบบหนึ่ง และกำหนดกระบวนการจัดเก็บเอกสารในแต่ละระบบนั้น ซึ่งรายละเอียดได้กล่าวไว้ในหัวข้อระบบการจัดเก็บเอกสารและกระบวนการจัดเก็บเอกสาร

การเก็บรักษา การเก็บรักษาหนังสือแบ่งออกเป็นการเก็บในระหว่างปฏิบัติ และเก็บเมื่อปฏิบัติเสร็จเรียบร้อยแล้ว วิธีเก็บรักษา มีดังนี้

  • การเก็บในระหว่างปฏิบัติ เป็นการเก็บหนังสือที่ปฏิบัติยังไม่เสร็จก็ถือว่าอยู่ในความรับผิดชอบของผู้ปฏิบัติหรือของผู้ที่รับเรื่องไว้
  • เก็บเมื่อปฏิบัติเสร็จแล้ว ผู้เก็บต้องทำหลักฐานการเก็บหรืออาจโอนเอกสารไปแยกเก็บไว้ต่างหาก เพื่อประหยัดต้นทุนในการเก็บรักษา

การควบคุมงานเอกสาร เป็นการตรวจสอบการปฏิบัติงานเอกสารตั้งแต่เริ่มผลิตเอกสารไม่ว่าจะเป็นการคิด ร่าง เขียน แต่ง พิมพ์ ทำสำเนา ก่อนจะผลิตเอกสารขึ้นมาแต่ละชิ้น ผู้ผลิตจะต้องมีการควบคุมอย่างรอบคอบและเมื่อผลิตแล้วก็ต้องควบคุมวิธีการใช้เอกสารตั้งแต่การเสนอ การรับ การอ้างอิง แล้วจึงนำไปเก็บรักษา

เพราะมีปัญหาที่เกิดขึ้นในการใช้เอกสารมาก เนื่องจากมีการใช้เกินความจำเป็นหรือมีเอกสารมากจนไม่มีเวลาอ่าน อีกปัญหาหนึ่งก็คือ การขอยืมเอกสารอันจะนำมาซึ่งการคอย การทวงถามและการสูญหายเกิดขึ้น ทำให้ผู้เป็นเจ้าของเอกสารไม่ปรารถนาจะให้หน่วยงานอื่นๆ ขอยืมเอกสารของตน และได้ใช้วิธีการการควบคุมการยืมเอกสารโดยใช้บัตรยืม

กำหนดเวลายืมจดบันทึกการขอยืมและติดตามเอกสารที่ถูกยืมไป เพื่อป้องกันการลืม การสูญหาย เป็นต้น

นอกจากหน้าที่ดังกล่าวข้างต้นการควบคุมงานเอกสารยังมีการแก้ไขปรับปรุงการปฏิบัติงานให้ดีขึ้น เช่น การกำหนดศูนย์กลางการควบคุม การให้คำแนะนำ การดูระบบ การจัดทำคู่มือการปฏิบัติงานเอกสาร โดยอธิบายถึงนโยบายการบริหาร การจัดระบบและวิธีการัดเก็บเอกสารแก่พนักงาน เป็นต้น

การทำลายเอกสาร เอกสารที่ไม่มีประโยชน์แล้วอาจทำลายเสียโดยใช้เครื่องมือหรือโดยวิธีอื่นๆ ก่อนทำลายเสนอรายการชื่อหนังสือที่สมควรทำลายแก่ผู้บังคับบัญชาพิจารณาให้ทำลาย มีข้อพิจารณาดังนี้

  • เอกสารที่จะต้องเก็บรักษาไว้ มีเอกสารอะไรบ้างที่สำคัญและจะต้องเก็บไว้นานเท่าใด หากไม่มีหลักเกณฑ์ที่รัดกุมแล้ว อาจเป็นเหตุให้สูญเสียเอกสารที่สำคัญไป และอาจก่อให้เกิดความเสียหายตามมา
  • เอกสารที่ต้องทำลายควรมีวิธีจัดการอย่างไร ความลับจึงจะไม่รั่วไหลไปสู่บุคคลภายนอก
  • แนวทางการกำหนดอายุการเก็บรักษาเอกสาร

สรุป

เห็นไหมล่ะว่า โลกที่เปลี่ยนไป ทำให้การจัดการหลายๆ อย่าง หรือแม้กระทั่งการจัดการเอกสาร พัฒนาไปอย่างรวดเร็ว ทำให้ชีวิตเราง่าย และสะดวกสบายมากยิ่งขึ้น ใครที่ยังไม่รู้จักโปรแกรมจัดเก็บเอกสาร หรือโปรแกรมจัดการเอกสาร ต้องรีบไปหามาใช้แล้วล่ะ เพราะมีหลายบริษัทให้มีการทดลองใช้โปรแกรมจัดเก็บเอกสาร หรือโปรแกรมจัดการเอกสารฟรีอีกด้วย เพื่อประสิทธิภาพของการจัดการเอกสารที่ดียิ่งขึ้น

ติดตามเรื่องราวต่างๆ ของ BeeDMS ได้ที่ …
Blog : 
Facebook : facebook.com/BeeSuite.Co
[email protected] : @BeeSuite.Co