การจัดการเอกสาร ให้มีความพร้อมต่อการนําออกมาใช้งาน ง่ายต่อการค้นหา เป็นสิ่งสําคัญมาก เนื่องจากเอกสารนั้นเป็นสิ่งที่ใช้ในการจัดเก็บข้อมูลต่าง ๆ ดังนั้นจึงจําเป็นที่จะต้องมีระบบการจัดการกับเอกสารที่มีจํานวนมาก

การนําเทคโนโลยีประยุกต์ใช้ในการบริหารจัดการเอกสารจึงเป็นที่นิยมกันอย่างแพร่หลายเพราะมีประโยชน์หลายด้าน ทั้งการลดปัญหาการใช้กระดาษ ลดขั้นตอนการติดต่อสื่อสารภายในองค์กร และผู้ใช้งาน สามารถค้นหาเรียกดูเอกสารได้อย่างรวดเร็ว เพิ่มประสิทธิภาพการทํางาน สามารถบริหารจัดการผ่านระบบเครือข่ายอินเทอร์เน็ตและอินทราเน็ตได้ง่ายในรูปแบบของเอกสารข้อความ รูปภาพ การจัดเก็บเอกสารสามารถจัดการได้สะดวกรวดเร็วขึ้น

ทําให้ลดการใช้แฟ้มใส่เอกสารและตู้จัดเก็บเอกสาร ประหยัดงบประมาณ และลดปริมาณ การใช้กระดาษได้เป็นอย่างดี การจัดเก็บเอกสารที่ถูกต้องนับว่ามีบทบาทสําคัญและจําเป็นต่อการปฏิบัติงาน ดังนั้นระบบการจัดเก็บเอกสารจึงถือเป็นสิ่งสําคัญระบบหนึ่งขององค์กร ผู้ปฏิบัติงานสํานักงานจะต้องดําเนินการทางด้านเอกสารให้มีประสิทธิภาพและมีระบบการ จัดเก็บเอกสารที่ดีเพื่อที่จะสามารถนําข้อมูลต่าง ๆ มาใช้ได้อย่างรวดเร็ว

การจัดการเอกสารอาจจะเป็นงานที่ยุ่งยากและซับซ้อน ความสําคัญประโยชน์หลักการของวิธีการขั้นตอน กระบวนการจัดเก็บที่ดีและถูกต้องแล้วนั้นจะ สามารถดําเนินการจัดเก็บเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพและรวดเร็วอีกทั้งยังลดปัญหาเรื่องเอกสารสูญหายได้อีกด้วย

เอกสารมากมายให้โปรแกรมจัดเก็บเอกสาร BeeECM จัดการให้คุณ โทร.062-461-5593 ทดลองใช้ระบบฟรีได้แล้ววันนี้ !!!

ระบบจัดการเอกสารภายในองค์กร

ระบบจัดการเอกสารภายในองค์กร สามารถอำนวยความสะดวกให้กับหลายๆ องค์กรสามารถจัดเก็บ ค้นหา เรียกใช้ และควบคุมสิทธิ์ในการแชร์เอกสารเพื่อการเข้าถึงได้ทุกรูปแบบ ด้วยฟังก์ชั่นที่มีการพัฒนาขึ้นทำให้ผู้ใช้งานสามารถเข้าถึงเอกสารได้ง่าย และยังสามารถจัดเก็บเอกสารในระบบการจัดการเอกสารได้ทุกรูปแบบ ไม่ว่าจะเป็น PDG , JPG , TIF , BMP , DWG , DOCX , XLSX เมื่อระบบการจัดการเอกสารสามารถจัดเก็บไฟล์ได้ทุกรูปแบบไม่ว่าจะอยู่ที่ไหนก็ยังสามารถเข้าดูไฟล์เหล่านี้ได้ และยังสามารถ Preview เอกสารได้โดยที่ไม่ต้องติดตั้ง Software อื่น ๆ เพิ่มเติมอีกง่ายและรวดเร็วต่อการใช้งาน

ง่ายต่อการค้นหาเพราะตัวระบบการจัดการเอกสารจะรองรับการสร้างโฟลเดอร์หลัก และโฟลเดอร์ย่อยจึงง่ายต่อการจัดเก็บไฟล์เอกสาร ในเมื่อเราอยู่ในยุค 4.0 แน่นอนว่าการพัฒนาระบบจะต้องใช้งานง่ายสามารถเลือกใช้ได้ถึงสองภาษาหรืออาจมีภาษาอื่น ๆ เข้ามาทำให้สามารถใช้งานได้ดีมากขึ้น การเข้าใช้งานไม่จำเป็นต้องผ่าน Admin ของระบบตลอดเมื่อต้องการใช้งาน อย่างเช่นหากต้องการเปลี่ยนแปลงรหัสผ่านก็สามารถทำได้ด้วยตนเอง ไม่ต้องผ่าน Admin และยังมีระบบตรวจสอบการใช้งานระบบอัตโนมัติอยู่เสมอเมื่อมีการเข้าสู่ระบบหรือเปลี่ยนแปลงรหัสผ่าน

หลายๆ คนยังคงสงสัยว่าแล้วที่บอกว่าการค้นหาง่าย มันง่ายและประหยัดเวลาขนาดไหน
ระบบการจัดการเอกสารมีฟังก์ชั่นที่รองรับการค้นหาเอกสารอย่างระบบ  Advance Tag หากผู้ใช้งานทำการติด Tag เอกสารก็จะช่วยให้การค้นหาง่ายขึ้น หรือหากต้องการนำไฟล์ต่างๆ ที่มีจำนวนหลายไฟล์ก็สามารถอัพโหลดเข้าสู่ระบบพร้อมๆ กันทีละหลายๆ ไฟล์ได้เช่นกัน ด้วยความที่ระบบการจัดการเอกสารผู้ใช้งานระบบสามารถเข้าถึงเอกสารได้ในเวลาพร้อมๆ กันจึงผู้พัฒนาระบบจึงได้พัฒนาให้มีระบบ Auto Lock โดยจะทำการ lock เอกสารหากมีผู้ใช้งานกำลังทำการแก้ไขเอกสารอยู่ โดยผู้ใช้งานคนอื่นจะสามารถเปิดดูได้เท่านั้นไม่สามารถแก้ไขหรือเปลี่ยนแปลงไฟล์เอกสารได้จึงเป็นการลดความมั่วของไฟล์เอกสารได้เป็นอย่างดี

ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เป็นการรวมเทคโนโลยีต่างๆ เข้าไว้ด้วยกันทั้งการจัดการเอกสารการเรียกดูข้อมูลไม่ว่าจะเป็นภาพหรือสื่อผสม ระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ช่วยคงสภาพเอกสารชององค์กรและยังสร้างประโยชน์และปรับปรุงหน้าที่การทํางานทางธุรกิจให้มีความรวดเร็ว ระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ช่วยเพิ่มความคล่องตัวของการทํางานหากมีการเคลื่อนย้ายสำนักงานก็ไม่ต้องคอยกังวลถึงความยุ่งยากของเอกสารเพราะได้มีการจัดเก็บไว้ในระบบการจัดการเอกสารเป็นอย่างดี

ผู้พัฒนาระบบการจัดการเอกสารมักจะคำนึงถึงความปลอดภัยของข้อมูลเอกสารที่ผู้ใช้งานนำเอกสารเข้าไปจัดเก็บไว้อย่างแน่นอนอาจเป็นเอกสารที่เป็นความลับ หรือมีความสำคัญกับองค์กรระบบการจัดการเอกสารจึงมีฟังก์ชั่นที่รองรับการตั้งค่าสิทธิ์ในการเข้าถึงไฟล์ หรือโฟลเดอร์ โดยการกำหนดสิทธิ์ต่างๆ ก็ขึ้นอยู่กับผู้ดูแลว่าต้องการให้ผู้ใช้คนไหนสามารถดูเอกสารได้หรือแก้ไขได้ หรืออาจกำหนดให้สามารถดูได้แค่ชื่อไฟล์หรือโฟลเดอร์แต่มาสามารถเข้าไปดูเนื้อหาในเอกสารได้ เป็นการจัดการเอกสารที่ไม่ยุ่งยากและมีความปลอดภัยทำให้การทำงานเป็นไปอย่างราบรื่น

สรุป

ปัญหาในการจัดเก็บเอกสารจะลดลงไปมากทีเดียวหากมีเทคโลยีการจัดการเอกสารเข้ามาช่วย การทำงานจะรวดเร็วมีประสิทธิภาพมากขึ้น ทุกคนในองค์กรจะได้เอกสารที่เหมือนกันในเวลาอันรวดเร็ว ไม่ต้องเสียเวลาเดินแจกทีละคน แน่นอนว่ายุค 4.0 โลกเปลี่ยนแปลงไว ระบบการจัดการเอกสารจะต้องมีการพัฒนาให้สามารถใช้งานได้ดียิ่งขึ้นมากไปอีกอย่างแน่นอน

ติดตามเรื่องราวต่างๆ ของ BeeECM ได้ที่ …
Blog : 
Facebook : facebook.com/BeeSuite.Co
Line@ : @BeeSuite.Co