Workflow คืออะไร?

Workflow คือ การบริหารจัดการเอกสารแบบเป็นขั้นตอน เป็นกระบวนการทางธุรกิจ มีองค์กรหลายองค์กรนำ Workflow เข้ามาช่วยให้การดำเนินธุรกิจนั้นมีประสิทธิภาพสูงขึ้นด้วย และในปัจจุบันมีองค์กรหลายองค์กรให้บริการระบบ Workflow อยู่ด้วยกันหลายแห่ง อย่างเช่น โปรแกรมจัดเก็บเอกสาร BeeECM ที่นอกจากฟังก์ชั่นจัดเก็บเอกสารแล้ว BeeECM ยังสามารถทำ Workflow ได้อย่างมีประสิทธิภาพอีกด้วย ใช้งานง่าย โดยระบบ Workflow สามารถเลือกผู้ตรวจสอบ และผู้อนุมัติเอกสารได้ ตามเงื่อนไขที่กำหนด มีเครื่องมือสำคัญ ที่จะช่วยตรวจสอบ ความถูกต้องในการสร้าง Workflow ซึ่งจะช่วยลดเวลาและความผิดพลาด ในการทำงานลงไปได้อย่างมาก

Workflow หรือเรียกอีกอย่างนึงว่ากระแสงาน เป็นกิจกรรมที่ดำเนินการตามลำดับอย่างต่อเนื่อง ตั้งแต่เริ่มต้นไปจนถึงจบกิจกรรม เมื่อการดำเนินกิจกรรมแรกเสร็จเรียบร้อย ก็จะส่งมอบภาระให้กิจกรรมอื่น ทำต่อ ๆ กัน ไปจนกระทั่งจบกิจกรรมในกระแสงาน หรือจนกว่าจะถึงกิจกรรมสุดท้าย ไม่สามารถดำเนินกิจกรรมใด ๆ ได้อีก เมื่อพิจารณาในมุมนี้ อาจจะกล่าวได้ว่า คําว่า กระแสงาน มุ่งเน้นที่การเคลื่อนที่ของข้อมูล และสารสนเทศ จากกิจกรรมหนึ่ง ไปยังอีกกิจกรรมหนึ่ง ดำเนินต่อไปเรื่อย ๆ จนจบงาน ที่จะต้องทํากับข้อมูลหรือกิจกรรมนั้น

สนใจ .. ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ Workflow โทร.062-461-5593 ทดลองใช้ระบบฟรีได้แล้ววันนี้ !!!

Workflow กับการบริหารจัดการสำหรับองค์กร

Workflow สำหรับองค์กร สามารถช่วยให้การดำเนินงานภายในองค์กรนั้นดำเนินไปอย่างเป็นระบบ ตามขั้นตอน และยังสามารถพัฒนากระบวนการทำงานของธุรกิจให้เกิดประสิทธิภาพที่ดีขึ้นได้ด้วย ดำเนินไปอย่างมีมาตราฐาน เป็นขั้นตอน มีประสิทธิภาพ ไม่เฉพาะบางธุรกิจ แต่ Workflow สามารถใช้ได้กับทุกธุรกิจ

Workflow ประกอบด้วย รูปแบบการจัดระเบียบ และการจัดรูปแบบที่ซ้ำกันได้ ซึ่งใช้งานได้โดยการจัดการโครงสร้างทรัพยากรอย่างเป็นระบบ ให้บริการหรือประมวลผลข้อมูล สามารถอธิบายได้ว่าเป็นลำดับ การปฏิบัติงานการทำงาน ของบุคคลหรือกลุ่มการทำงาน ขององค์กร ของพนักงานหรือกลไก ที่เรียบง่ายหรือซับซ้อนอย่างน้อยหนึ่งอย่าง

workflow

ขั้นตอนการทำงานของ Workflow

ประโยชน์หลัก ๆ ของระบบงาน Workflow คือ การเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลในการทำงาน เพิ่มประสิทธิภาพในการควบคุมการทำงาน และสามารถเพิ่มประสิทธิภาพในการมุ่งสู่เป้าหมายขององค์กร

คุณสมบัติของ Workflow

การเลือกใช้งาน Workflow ต้องคำนึงถึงคุณสมบัตินี้เป็นหลัก เพื่อการที่ตอบโจทย์กับองค์กรมากที่สุด มีคุณสมบัติอะไรบ้าง มาดูกัน

  • จัดการงานเอกสารแบบครบวงจร ช่วยบริหารจัดการงานเอกสารขององค์กร ตลอดอายุขัยของเอกสาร ตั้งแต่ควบคุมสิทธิของผู้ใช้ที่มีสิทธิในการออกเอกสารหรือนำเข้าเอกสาร พิจารณาอนุมัติในแต่ละลำดับขั้น และแจกจ่ายถึงผู้ที่เกี่ยวข้องโดยอัตโนมัติ
  • การควบคุม Version และการปรับปรุงเอกสาร ระบบจะควบคุม version และกระบวนการปรับปรุงเอกสารโดยอัตโนมัติ ทำให้ผู้ใช้มั่นใจได้ว่าเอกสารที่ถูกจัดเก็บอยู่ในระบบ จะเป็นเอกสารที่ถูกปรับปรุง หรือ update ล่าสุดเสมอ
  • รองรับไฟล์ทุกรูปแบบ รองรับรูปแบบของเอกสารได้หลากหลาย เช่น Microsoft Office 2003, 2007, PDF, WordPerfect, HTML, AutoCAD DWG, JPEG, PNG, MPEG และอื่น ๆ อีกมากมายที่ใช้กันอยู่ในองค์กรทั่วไป
  • แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ ผู้ดูแลระบบสามารถสร้างแบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ได้อย่างอิสระ โดยระบบจะควบคุม Version ของฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ เพื่อให้การบริหารแบบฟอร์มในองค์กรเป็นไปอย่างถูกต้อง และรวดเร็ว ทั่วทั้งองค์กร
  • ระบบความปลอดภัย เพื่อความมั่นใจในการใช้งาน การควบคุมความปลอดภัยแบบ Password และการเข้ารหัสเอกสารของระบบจะช่วยควบคุมสิทธิและการเข้าถึงเอกสาร โดยจำกัดเฉพาะผู้ใช้ที่เกี่ยวข้องกับเอกสารที่ได้กำหนดไว้เท่านั้น
  • การติดตามสถานะงานแบบ Real Time ผู้ใช้สามารถตรวจสอบ และติดตามสถานะของงานว่าอยู่ในขั้นตอนใด นอกจากนี้ผู้ที่มีสิทธิในการดูแลระบบยังสามารถมอบหมายและเปลี่ยนแปลง ตัวผู้อนุมัติเอกสารใหม่ได้ หากเกิดเหตุสุดวิสัยที่เป็นอุปสรรคในเส้นทางเดินเอกสาร
  • การค้นหาและเรียกดูเอกสาร
    – สามารถค้นหาและเรียกดูเอกสารทั้งแบบอย่างง่ายและแบบหลายเงื่อนไข เพื่อให้ผู้ใช้สามารถเรียกค้นหาเอกสารที่ต้องการได้อย่างถูกต้องและรวดเร็ว
    – สามารถเพิ่มเติมฟิลด์ข้อมูลของงานและเอกสารแต่ละประเภทได้ และสามารถระบุได้ว่าฟิลด์นั้นเป็นชนิดใด เป็นฟิลด์ข้อมูลบังคับหรือไม่ และสามารถใช้เป็นเงื่อนไขในการค้นหาได้ ซึ่งสามารถเพิ่มเติมได้ไม่จำกัด
  • การค้นหาแบบระบุคำค้น ผู้ใช้สามารถค้นหางานหรือเอกสารได้แบบคำค้นก็ได้เช่นกัน ทั้งไทยและอังกฤษโดยจะค้นจากในเนื้อเอกสารหรือในแบบฟอร์มอิเลคโทรนิคส์ก็ได้ เพื่อให้การค้นหาได้อย่างรวดเร็ว
  • ระบบรายงานและสถิติ
    – ผู้ใช้สามารถสร้างรายงานและสถิติเบื้องต้น เพื่อช่วยวิเคราะห์ความถี่ของการเปลี่ยนแปลงเอกสารต่างๆ ขององค์กร ในความสัมพันธ์เชิง ประเภทของเอกสาร แผนก เรื่องของเอกสาร หรือระยะเวลาที่รอการอนุมัติเพื่อให้ฝ่ายบริหารหรือผู้เกี่ยวข้องสามารถคาดการณ์ และกำหนดทิศทางขององค์กรได้
    – ระบบจะเก็บประวัติการเข้าดู รวมถึงการสั่งพิมพ์และ download ของเอกสารแต่ละฉบับเพื่อประโยชน์ในการตรวจสอบเอาไว้ด้วย
  • ระบบ Workflow อัจฉริยะ
    – มีระบบ Workflow เพื่อการบริหารจัดการกระบวนการทางธุรกิจ และทางเดินเอกสารแบบอัจฉริยะ โดยระบบ Workflow สามารถเลือกตัวบุคคลหรือผู้อนุมัติเอกสารเองได้ โดยอัตโนมัติตามเงื่อนไขที่กำหนดให้
    – เพื่อให้การอนุมัติเอกสารต่างๆ เสร็จสิ้นในกำหนดเวลาที่กำหนด Workflow มีระบบช่วยเตือนผ่านทางอีเมล สำหรับผู้ที่ยังไม่ได้ดำเนินการเอกสารภายในระยะเวลาที่กำหนด ซึ่งสามารถตั้งค่าได้หลากหลายแบบ
  • ก้าวไปข้างหน้ากับระบบ Paperless แบบสมบูรณ์ ระบบสามารถทำงานเชื่อมต่อกับระบบต่าง ๆ ที่นิยมใช้กันอยู่ทั่วไปในองค์กร เช่น ระบบ ERP และระบบ HRMS เป็นต้น

10 เหตุผลที่ workflow สามารถช่วยให้เกิดประโยชน์แก่ธุรกิจได้

  1. Workflow ช่วยให้ผู้บริหารมองเห็นภาพรวมของกระบวนการทำงาน ทำให้สามารถคัดแยกและกำจัดขั้นตอนที่ไม่ทำให้เกิดประโยชน์ในกระบวนการออกได้ การปรับปรุงหรือลดขั้นตอนในกระบวนการทำงานจะทำให้ได้งานที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น ตัวอย่างเช่น บางขั้นตอนในกระบวนการทำงานสามารถดำเนินการคู่ขนานกันไปได้ แทนที่จะต้องรอดำเนินการไปตามลำดับขั้นตอน
  2. ขั้นตอนของงานแต่ละงานสามารถมอบหมายไปยังบุคลากรที่มีทักษะการทำงานที่เหมาะสม แทนที่จะมอบหมายให้ใครก็ได้ที่ว่างอยู่หรือที่ต้องการจ่ายงานให้เพราะไม่มีอะไรทำ ซึ่งอาจจะส่งผลต่อคุณภาพของงานได้
  3. ผู้บริหารสามารถให้เวลาในการสร้างกลยุทธ์และวางแผนธุรกิจ ดีกว่าที่จะต้องมาทำงานระดับปฏิบัติทั่วไปทุก ๆ วัน หรือมาคอยแก้ปัญหาที่ประสบในแต่ละวัน ซึ่งจะทำให้องค์กรเติบโตทางธุรกิจได้
  4. Workflow ช่วยจัดหาหรือเตรียมคำตอบสำหรับข้อกังขาหรือประเด็นต่าง ๆ ที่อาจเกิดขึ้นในช่วงที่ต้องการการตัดสินใจ หรือจำเป็นต้องดำเนินการอย่างใดอย่างหนึ่ง Workflow จึงช่วยให้ผู้ได้รับมอบหมายงานเพิ่มขีดความมั่นใจในการรับมือกับประเด็นต่าง ๆ ซึ่งจะมีผลต่อคุณภาพของงานที่ทำสำเร็จ
  5. Workflow ช่วยตอบคำถามต่าง ๆ เช่น

– ที่จริงแล้วงานที่ฉันจะต้องทำมีขั้นตอนอะไรบ้าง ฉันกำลังจะทำงานนี้เพื่อใครบ้าง

– ฉันควรจะใช้เวลาเท่าใดในการดำเนินงานขั้นตอนนี้

– มีใครอีกบ้างที่เกี่ยวข้องในกระบวนการทำงานนี้

– ถ้าฉันตัดสินใจดำเนินงานไปแบบนี้จะเกิดผลอย่างไร เป็นต้น

  1. Workflow กำกับการทำงานตามลำดับขั้นตอนที่วางไว้ ทำให้สามารถมั่นใจได้ว่าทุกขั้นตอนจะดำเนินงานไปอย่างถูกต้องสมบูรณ์ (โดยเฉพาะงานที่อาจผิดพลาดได้ง่ายเพราะมนุษย์) และผ่านการตรวจเช็คทุกสิ่งที่ควรทำจนครบในขั้นตอนนี้แล้วก่อนที่จะส่งผ่านไปดำเนินการในขั้นตอนต่อไป
  2. ลดการทำงานเอกสารและการติดตามเอกสาร ทำให้ลดการสูญเสียและประหยัดเวลาได้มาก ทำให้เกิดการส่งต่องานต่อไปตามขั้นตอนภายในกระบวนการ Workflow อย่างสม่ำเสมอต่อเนื่อง จึงไม่มีงานค้างแช่ที่หน่วยงานใดเพื่อรอส่งต่อออกไป อันอาจจะทำให้งานตกหล่น หาย หรือลืมทิ้งไว้ได้
  3. ทำให้มองเห็นกระบวนงานได้ชัดเจน สามารถจะติดตามงานที่ต้องการได้อย่างทันที ทำให้หัวหน้างานมองเห็นกระบวนงานที่สำคัญในทุกขั้นตอน ทำให้สามารถมองเห็นปัญหา หรือขั้นตอนที่เป็นคอขวด และสามารถบริหารจัดการงานได้ตลอดทั้งกระบวนการตั้งแต่ต้นจนจบ
  4. การตัดสินใจที่เคยทำโดยบุคคล จะสามารถตัดสินใจได้ผ่านระบบงาน Workflow บนพื้นฐานของข้อมูลทางธุรกิจที่สามารถสร้างขึ้นได้เพื่อสะท้อนการตัดสินใจของมนุษย์
  5. เนื่อง Workflow นั้นเชื่อมต่อกับฐานข้อมูล ทำให้มีการจัดเก็บข้อมูลของเหตุการและสิ่งต่างๆที่ดำเนินการไว้ครบถ้วน สามารถตรวจสอบได้ว่า ใคร ทำอะไร เมื่อไหร่ อย่างไร

สรุป

จากข้อมูลข้างต้นจะเห็นได้ว่า ระบบ Workflow นั้นค่อนข้างที่จะมีความสำคัญต่อการทำงานภายในองค์กรอย่างมาก ช่วยให้องค์กรมีประสิทธิภาพมากขึ้นโดยลดการสูญเสีย ประหยัดเวลาในการทำงาน ลดขั้นตอนกระบวนการทำงานที่ซับซ้อน หรือไม่จำเป็น ช่วยประหยัดงบประมาณการดำเนินงานและช่วยเสริมให้องค์กรเติบโตและพัฒนาได้ดียิ่งขึ้น

ติดตามเรื่องราวต่างๆ ของ BeeECM ได้ที่ …
Blog : 
Facebook : facebook.com/BeeSuite.Co
Line@ : @BeeSuite.Co