-Technology-

Paperless Solution

Paperless Solution นำพาองค์กรสู่โลก Digital

แนวคิดของ Paperless Solution คือการใช้ทรัพยากรกระดาษให้น้อยที่สุด เพื่อลดภาระค่าใช้จ่ายที่เกินจากการใช้กระดาษจำนวนมาก เมื่อเอกสารที่เป็นกระดาษถูกแปลงให้อยู่ในรูปแบบของไฟล์ดิจิตอล รูปแบบการทำงานจะถูกปรับเปลี่ยนให้อยู่ในรูปแบบ Digital Process มากขึ้น ซึ่งนั่นเป็นการเอื้อประโยชน์ให้องค์กร

นอกเหนือจากการประหยัดค่าใช้จ่าย ถ้าพูดถึงยุคปัจุจบันที่เป็นยุคของ Digital Transformation นับว่าเป็นแนวทางที่สอดคล้องในการพัฒนาระบบงานขององค์กรให้มีความทันสมัยมีความเป็น Digital Platform  ที่สามารถแข่งขันได้ในธุรกิจยุคปัจจุบัน

เทคโนโลยี Paperless

Paperless เกิดขึ้นจากการประยุกต์ใช้เทคโนโลยี การนำเอาเทคโนโลยีเข้ามาใช้แทนระบบงาน ขั้นตอนดั้งเดิม หรือที่เรียกว่า Traditional Process ระบบงานต่าง ๆ ที่เราคุ้นเคยต่างถูกปรับเปลี่ยนไปเป็นระบบดิจิตอล ระบบออนไลน์ หลายองค์กรพยายามปรับตัวเข้ากับสิ่งใหม่ ๆ ที่เปลี่ยนแปลงมากขึ้นในปัจจุบัน

การลดทรัพยากรกระดาษเป็นส่วนหนึ่งของ Digital Transformation การปรับกระบวนการแบบดั้งเดิมให้มีความทั้นสมัยอยู่ในรูปแบบของ Digital เป็นเรื่องที่มีการพูดถึงมากเรื่องหนึ่ง ตัวอย่างที่เห็นในเชิงธุรกิจมีให้เห็นอยู่มาก อย่างธุรกิจสิ่งพิมพ์ที่มีความพยายามปรับสินค้า และบริการให้อยู่ในรูปแบบ Digital Format ทั้งก้เพื่อความอยู่รอด เพื่อให้สามารถแข่งขันกับธุรกิจอื่นได้ ทั้งนี้เมื่อสิ่งพิมพ์ หรือเอกสารต่าง ๆ อยู่ในรูปแบบ Digital Format จะทำให้ผู้บริโภค และผู้ใช้งานเข้าถึงได้ง่าย

กระบวนการการเปลี่ยนแปลง

เปลี่ยนองค์กรให้อยู่ในรูปแบบ Paperless

หลายองค์กรเริ่มหันมาศึกษา Digital Transformation เพื่อเสริมศักยภาพธุรกิจ ให้เท่าทันกับเทคโนโลยี และตอบโจทย์แนวคิด Paperless

  • ทำให้องค์กรมีกระบวนการทำงานชัดเจน เนื่องจากแนวคิด Paperless จะเป็นกระบวนการที่วางแผน ระบุขั้นตอนภายใต้ระบบ พร้อมกำหนด Flow การทำงาน เพื่อลดปัญหาความผิดพลาดของการทำงาน
  • ให้การทำงานของคุณรวดเร็วยิ่งขึ้น ลดปัญหาการทำงานซ้ำซ้อน โดยเฉพาะการจัดการเอกสารในรูปแบบกระดาษ
  • ลดปัญหาข้อมูลสูญหาย เนื่องจากระบบจัดการเอกสาร DMS รองรับแนวคิด Paperless เพราะภายในระบบมีการสำรองข้อมูล เพื่อป้องกันเอกสารหรือข้อมูลสูญหาย
  • ช่วยจัดเอกสารภายในองค์กรให้เป็นระบบ ช่วยเรื่องการค้นหาเอกสารภายในองค์กรเป็นเรื่องง่าย และรวดเร็ว ไม่ต้องเสียเวลานั่งค้นหาเอกสารเป็นชั่วโมง ๆ มีเวลาไปโฟกัสกับงานส่วนอื่นได้อย่างเต็มที่
  • มีระบบติดตามเอกสารอย่างชัดเจน ช่วยตรวจสอบเอกสารภายในองค์กรได้อย่างครบถ้วน เช่น สามารถเช็คสถานะเอกสารว่าอยู่ในขั้นตอนไหนแล้ว เนื้อหาในเอกสารเป็นอย่างไร เอกสารอยู่ที่บุคคลใด และอื่น ๆ

Paperless Solution

การแปลงเอกสารให้อยู่ในรูปแบบ Digital

การเปลี่ยนแปลงบางอย่างนั้นเกิดขึ้นอย่างช้า ๆ อย่างการใช้งาน Email แทนการเขียนจดหมายหากัน การทำงานเกี่ยวกับเอกสารบนเครื่องคอมพิวเตอร์ ระบบธุรกรรมออนไลน์ ระบบลายเซ็นอิเล็คทรอนิกส์ จะเห็นว่าสิ่งเหล่านี้เข้าถึงง่ายกว่าการใช้กระดาษ เครื่องมือที่ใช้ในการแปลงเอกสารกระดาษไปเป็นไฟล์ดิจิตอล ปัจจุบันมีให้เห็นอยู่มากมาย และเข้าถึงได้ อย่าง Application ที่ใช้งานผ่านงานสมาร์ทโฟน ทำให้การใช้งานนั้นง่าย และสะดวก

นอกจากเครื่องมือในการแปลงเอกสรให้อยู่ในรูปแบบไฟล์ PDF แล้วบาง Application สามารถแปลงไฟล์ให้อยู่ในรูปแบบของ Microsoft Word, Microsoft Excel เพื่อให้ง่ายต่อการนำไปใช้ เรียกได้ว่าเครื่องมือที่มีอยู่ในปัจจุบันค่อนข้างเอื้ออำนวยต่อการวางรากฐาน Paperless อย่างมาก แต่ก็ขึ้นอยู่กับลักษณะการใช้งาน การเลือกเครื่องมือที่เหมาะสม สำหรับการใช้งานแบบ Personal หรือระดับองค์กร

การใช้ระบบ  Workflow เข้ามาช่วยจัดการกระบวนการของเอกสาร

การใช้งานระบบ Workflow ที่พบมากที่สุดในระบบงานขององค์ทั่วไป คือ ระบบกระบวนการจัดการภายใน ที่ต้องมีการเดินทางของเอกสารเพื่อตรวจสอบและเซ็นอนุมัติตามขั้นตอน นับว่าเป็นวิธีการที่ใช้กันมานาน ใช้เวลาในการดำเนินการมาก เพราะต้องดำเนินการตามขั้นตอน ผู้ตรวจสอบและอนุมัติจะต้องเป็นผู้อนุมัติลายเซ็นด้วยตนเอง หรือใช้วิธีการมอบอำนาจ เมื่อได้เอกสารที่สถานะเสร็จสิ้นแล้ว จะต้องมีการจัดการเอกสารต้นฉบับ และเอกสารที่เป็นสำเนา แน่นอนว่าจะต้องมีพื้นที่ในการจัดเก็บด้วย

ในส่วนของเทคโนโลยี Workflow และลายเซ็นอิเล็คทรอนิกส์ สามารถช่วยให้ผู้ที่มีสิทธิตรวจสอบและอนุมัติ ดำเนินกิจกรรมไปได้อย่างรวดเร็ว โดยสามารถดำเนินงานผ่าน Application หรือระบบการจัดการบนเครื่องคอมพิวเตอร์ รวมไปถึงบนสมาร์ทโฟน โดยมีการรักษาความปลอดภัยของแต่ละส่วน ทำให้การบริหารจัดการกระบวนการต่าง ๆ ขององค์กรนั้นดำเนินการไปได้อย่างรวดเร็ว โดย Workflow จะช่วยลดการใช้กระดาษลงไปเป็นจำนวนมาก

เทคโนโลยี Workflow สามารถนำไปประยุกต์ใช้กับการทำธุรกรรมออนไลน์ E-Commerce และอื่น ๆ อีกมากมาย เอกสารที่ได้มาหลังจากเสร็จสิ้นกระบวนการ เรียกว่า Completed Document ซึ่งอยู่ในรูปแบบไฟล์ดิจิตอล ที่สามารถใช้อ้างอิงได้ตามกฏหมาย หลายองค์กรในประเทศไทย มีการนำเอาเทคโนโลยี Workflow เข้ามาใช้งานอย่างแพร่หลาย เพราะช่วยประหยัดเวลา และลดต้นทุนในการเดินทางของเอกสารแต่ละฉบับได้มาก ตัวอย่างการใช้งาน เช่น เอกสารสัญญาจ้างของฝ่ายบุคคล เอกสารคำอนุมัติต่าง ๆ เป็นต้น

การจัดเก็บเอกสารแบบรวมศูนย์ และการใช้งานร่วมกัน

เมื่อมีจำนวนของเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์มากขึ้น หรือองค์กรมีความจริงจังในการใช้ระบบจัดเก็บเอกสารมากขึ้น สิ่งที่ต้องวางแผนอีกอย่างหนึ่ง คือ สถานที่การจัดเก็บที่เหมาะสม บางองค์กรอาจจัดเก็บไว้ที่ Server ขององค์กร ในรูปแบบของ File Server หรือบนระบบที่มีความสามารถสูงอย่างระบบจัดเก็บเอกสาร BeeECM ซึ่งสามารถกำหนดสิทธิ์ในการเข้าถึงข้อมูลได้หลายแบบ

นอกจากการเก็บไว้ที่ Server ภายในองค์กรแล้ว ยังมีที่จัดเก็บข้อมูลที่มีความปลอดภัยบน Cloud อีกที่หนึ่ง บริการดังกล่าวจะรู้จักกันในชื่อของ Cloud Storage ซึ่งจะมีทั้งการใช้งานแบบส่วนตัว และแบบองค์กร การเก็บข้อมูลบน Cloud จะได้ประโยชน์ในแง่ของความปลอดภัย สามารถเข้าถึงข้อมูลได้ทุกที จากทุกอุปกรณ์โดยมีระบบรักษาความปลอดภัย และการควบคุมข้อมูล เข้ามาช่วยในเรื่องของการกำกับดูแลด้านความปลอดภัยของข้อมูล ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับการวางแผนด้านความปลอดภัยด้วย

จะเห็นว่าการสร้างสิ่งแวดล้อมสำหรับ Paperless นั้นมีแนวทางการเริ่มต้นที่ไม่ยากนัก เรื่องจากเครื่องมือที่ใช้ในการแปลงเอกสารให้อยู่ในรูปแบบของไฟล์ดิจิตอล การเลือกสถานที่จัดเก็บเอกสารจะเป็น Cloud และ Server ขององค์กร ก็แล้วแต่ความเหมาะสม เมื่อเลือกสถานที่จัดเก็บแล้ว ขั้นตอนต่อไปก็จะเป็นการเตรียมเรื่องโครงสร้าง โดยจัดเป็นหมวดหมู่ให้เป็นระเบียบเพื่อให้สามารถกำกับดูแลได้โดยง่าย

เนื่องจากในแต่ละวัน มีกิจกรรมต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นในองค์กรนั้นสามารถทำให้เกิดข้อมูลใหม่ ๆ ขึ้นได้ตลอดเวลา ยิ่งถ้าเรามีการปรับกระบวนการ หรือ Process ขององค์กรให้อยู่ในรูปแบบดิจิตอล เช่น ระบบ Workflow การ Approve ตรวจสอบและขออนุมัติต่าง ๆ เห็นได้ชัดว่าจำนวนอิเล็กทรอนิกส์มีเพิ่มขึ้นทุกวัน ดังนั้นองค์ประกอบพื้นฐานในการกำกับดูแลตั้งแต่การสร้างเอกสารขึ้นมา การจัดเก็บ การกำหนดสิทธิ์การใช้งาน ไปจนถึงกระบวนการการทำลายเอกสาร หรือลบไฟล์ต่าง ๆ ที่ไม่จำเป็นออกเป็นเรื่องที่จัดการได้ไม่ยาก ถ้าหากมีการวางแผนให้เหมาะสมตั้งแต่แรก

สอบถามรายละเอียดเพิ่มเติม !!

แอดไลน์ของเราเพื่อติดตามข่าวสาร และแจ้งปัญหาการใช้งาน ***

โปรแกรมจัดเก็บเอกสาร BeeECM ผู้ช่วยในการจัดเก็บเอกสารของคุณ ให้เป็นระบบมากยิ่งขึ้น