สำนักงานที่เคยเป็นสถานที่ที่เป็นศูนย์รวมของถาดใส่เอกสาร ตู้เก็บเอกสาร และเอกสารที่อยู่ในรูปแบบของกระดาษจำนวนมาก และบ่อยครั้งที่การทำงานของคุณอาจถูกขัดจังหวะโดยหน้าต่างที่ถูกเปิดไว้ในวันที่สดชื่น เหตุการณ์หมึกหมดที่ยังคงเป็นฝันร้ายในชีวิตประจำวัน และบางครั้งเครื่องเขียนก็มีค่าพอๆ กับพนักงาน แต่เดี๋ยวก่อน!! โชคดีที่วันนี้เรามี โปรแกรมจัดเก็บเอกสารเข้ามาช่วยจัดการ

เอกสารมากมายให้โปรแกรมจัดเก็บเอกสาร BeeECM จัดการให้คุณ โทร.062-461-5593 ทดลองใช้ระบบฟรีได้แล้ววันนี้ !!!

หากคุณลองมองไปที่สำนักงานที่ทันสมัย คุณอาจจะต้องใช้ความพยายามอย่างมากเพื่อที่จะมองหาชิ้นส่วนของกระดาษสักชิ้นหนึ่ง เนื่องจากเดสก์ทอปและซอฟต์แวร์ดิจิตอลกลายเป็นเรื่องปกติสำหรับพวกเขาไปแล้ว และไม่ว่าจะเป็นคลิปหนีบกระดาษ ที่ตัดกระดาษ หรือแม้กระทั่งถังขยะที่ใส่เศษกระดาษก็ยังกลายเป็นเรื่องของตำนานในอดีต ซึ่งก็ไม่ต่างกันกับน้ำยาลบคำผิด และกาวแบบแท่งที่ใช้สำหรับติดกระดาษ แน่นอนว่าสำนักงานบางแห่งอาจจะยังคงมีการพิมพ์แผ่นตารางทำการ (Spread Sheet) หรือเอกสารแปลกๆ แต่ตอนนี้ ส่วนใหญ่พวกเขาได้มีการปรับเปลี่ยนเป็น “Digital Workplace” ที่อาศัยเครื่องมือทาง Digital ในการทำงาน

นี่

คือเหตุผลที่นำไปสู่การเพิ่มขึ้นของโปรแกมจัดเก็บเอกสารและงานบริการเกี่ยวกับการจัดการเอกสาร ต่างๆ เกิดขึ้นมากมาย ทำให้คุณสามารถจัดการเอกสาร ได้ในทุกที่ที่มีอินเทอร์เน็ตและอุปกรณ์เชื่อมต่อ

สิ่งนี้ไม่เพียงแต่จะถูกขับเคลื่อนโดยผู้ที่เกี่ยวข้องกับผลกระทบด้านสิ่งแวดล้อมของสำนักงานที่เต็มไปด้วยกระดาษเท่านั้น แต่ยังเป็นการคำนึงถึงต้นทุนที่เกิดจากการพิมพ์และกระดาษที่ถูกสร้างขึ้นในการดำเนินธุรกิจ ซึ่งแท้จริงแล้วทุกอย่างที่ถูกพิมพ์ออกมานั้น มีผลต่อทั้งสิ่งแวดล้อมและต้นทุนด้านการเงิน ขององค์กร

ในการบริหารองค์กรทุกๆ ที่มักมองหาวิธีที่จะ ปรับปรุงกระบวนการทำงานให้ดีขึ้น ลดต้นทุน และ วิธีที่จะประหยัดเวลาในการทำงาน สำหรับสิ่งที่คุณกำลังมองหา การเป็นองค์กรไร้กระดาษ (Paperless Business) เป็นหนึ่งในคำตอบของคุณรึเปล่า ? ถ้ายังไม่ใช่ลองมาดูประโยชน์ของระบบธุรกิจไร้กระดาษ (Paperless Business) ให้ชัด ๆ กันอีกซักหน่อย

ประโยชน์ของโปรแกรมจัดเก็บเอกสารกับองค์กรไร้กระดาษ

  • ช่วยลดความซับซ้อนในการทำงาน

คิดว่าไม่มีใครอยากใช้เวลาส่วนใหญ่ไปกับการจัดกองเอกสารบนโต๊ะ หรือ การตามล่าลายเซ็นต์ผู้เกี่ยวข้องบนกระดาษ การเปลี่ยนกระดาษให้กลายเป็นไฟล์ดิจิตอลจะใช้พื้นที่น้อยกว่ากับตู้เก็บเอกสารที่มีอยู่เต็มสำนักงาน และคุณอาจจะพบว่าคุณสามารถหาข้อมุลของเอกสารต่างๆ ได้เร็วมากกว่าเดิมหลายเท่า

  • เข้าถึงทุกอย่างด้วยปลายนิ้วสัมผัส

” ใบขอสั่งซื้อ ใบนี้ดำเนินการถึงไหนแล้วนะ ได้สินค้าเข้ามาแล้วรึยัง ? “
” ใบแจ้งหนี้ใบนี้มีคนกรอกข้อมูลเข้าระบบแล้วรึยังนะ? “
” วันนี้มีใบแจ้งหนี้ที่ถึงกำหนดชำระเท่าไหร่นะ? “
ด้วยโปรแกรมจัดเก็บเอกสาร จะช่วยให้คุณไม่จำเป็นต้องจัดเรียงเอกสารเพื่อการค้นหา คุณสามารถตรวจสอบข้อมูลต่างๆ ได้โดยไม่จำเป็นเป็นต้องเดินทางมาดูเอกสารที่บริษัท และคุณจะสามารถอัปเดตสถานะของเอกสารต่าง ๆ ได้จากที่ไหนก็ได้ที่คุณต้องการ

  • การถ่ายทอดความรู้ระหว่างพนักงาน

” การแบ่งปันความรู้ระหว่างพนักงานเป็นสิ่งจำเป็นในการขับเคลื่อนองค์กร เมื่อเราเปลี่ยนกระบวนการทุกอย่างไม่ว่าจะเป็น ข้อมูลการขาย ข้อมูลการสั่งซื้อ ข้อมูลสต็อกสินค้า ข้อมูลการผลิต ตลอดจนข้อมูลทางการเงิน จากเดิมที่อยู่บนกระดาษ (paper) ย้ายมาเป็นรูปแบบดิจิตอลอยู่ในระบบจัดเก็บเอกสาร การส่งต่อความรู้ความเข้าใจก็ทำได้ง่ายขึ้น สิ่งนี้จะช่วยพัฒนาการทำงานเป็นทีมและป้องกันการสะสมความรู้ภายในองค์กร

สิ่งที่องค์กรต้องโฟกัส เพื่อมุ่งสู่การเป็นองค์กรไร้กระดาษ

สำหรับองค์กรที่ต้องการมุ่งสู่การเป็นธุรกิจแบบไร้กระดาษนั้น ทาง BeeECM แนะนำให้ทำการตั้งเป้าหมายหลักๆ ในการออกแบบระบบธุรกิจแบบไร้กระดาษนี้ด้วยกัน 3 ประเด็น ได้แก่

  1. การรวบรวมข้อมูล
    องค์กรควรจะต้องประเมินก่อนว่าเดิมนั้นเอกสารและข้อมูลต่างๆ ถูกส่งเข้ามายังองค์กรในช่องทางใดบ้าง ไม่ว่าจะเป็น Email, Fax จดหมาย แบบฟอร์ม และอื่นๆ อีกมากมาย ซึ่งข้อมูลเหล่านี้ทั้งในรูปแบบของกระดาษและไฟล์ดิจิทัล จะต้องสามารถถูกนำเข้าสู่โปรแกรมจัดเก็บเอกสารทั้งหมดได้ และต้องมีการกำหนดช่องทางเพื่อให้ผู้ใช้งานสามารถเลือกได้ว่าจะนำเฉพาะสิ่งที่เกี่ยวข้องกับการทำงานส่งต่อไปยังโปรแกรมจัดเก็บเอกสารเท่านั้น ทำให้ข้อมูลในระบบไม่สับสนและมีขยะมากเกินจำเป็น
  2. เส้นทางการส่งต่อข้อมูล
    เมื่อข้อมูลถูกจัดเก็บเข้าสู่โปรแกรมจัดเก็บเอกสารแล้ว ข้อมูลเอกสารแต่ละชุดก็ควรจะถูกส่งต่อไปประมวลผลและดำเนินการในรูปแบบที่แตกต่างกันออกไป เพื่อให้สามารถนำไปทำงานต่อได้ ทดแทนระบบเดิมที่เคยใช้เอกสารกระดาษในการดำเนินงานได้ ไม่ว่าจะเป็นการตรวจสอบเอกสาร การอนุมัติ หรือการค้นหาเอกสารก็ตาม
  3. การจัดเก็บข้อมูล
    ข้อมูลเอกสารที่ถูกนำไปประมวลผลในแต่ละขั้นตอนนั้นจะต้องถูกจัดเก็บและควบคุมให้มีการเข้าถึงได้จากเฉพาะผู้ที่เกี่ยวข้องหรือมีสิทธิ์เท่านั้น ในขณะที่ยังคงต้องเข้าถึงได้ง่าย บริหารจัดการได้ง่าย และค้นหาได้อย่างรวดเร็ว

จากมุมมองด้านความรับผิดชอบที่มีต่อสังคมขององค์กร ตามปกติแล้วสำนักงานที่ไม่ใช้กระดาษเป็นเรื่องที่มีความเป็นไปได้อย่างแน่นอน อย่างไรก็ตามเป็นที่เชื่อกันว่าการใช้กระดาษของพวกเราจากทั่วโลกเพิ่มขึ้นกว่าเท่าตัวในรอบ40 ปีที่ผ่านมา

จากมุมมองทางด้านการเงินพบว่า สุดท้ายแล้วการลดปริมาณการใช้ทรัพยากรและการลดปริมาณของขยะ จะเป็นประโยชน์มากที่สุดต่อค่าใช้จ่ายในการดำเนินขององค์กร ไม่ว่าจะเป็นการปรับเปลี่ยนเพียงเพราะต้องการที่จะประหยัดค่าใช้จ่าย หรือเพียงแค่ช่วยให้องค์กรสามารถเปลี่ยนเป็นเงินทุนเพื่อที่จะสามารถนำไปเพิ่มเติมให้กับส่วนอื่นๆ ขององค์กร ที่สามารถก่อให้เกิดประโยชน์ได้อย่างแท้จริงก็ตาม

วิธีที่จะทำให้องค์กรของคุณเป็น “สำนักงานไร้กระดาษ”

มีหลายสิ่งที่บริษัทสามารถทำได้ ในการพยายามที่จะเป็นสำนักงานไร้กระดาษ (Paperless) สิ่งเหล่านี้ยังหมายรวมถึงกลยุทธ์ที่อาศัยสามัญสำนึก (Common Sense) เช่น การให้ความรู้แก่พนักงานมากขึ้น หรือการเลือกใช้เครื่องพิมพ์อัจฉริยะ (Smart Printers) ที่สามารถเปิดเผยในแง่ของค่าใช้จ่ายแก่พนักงานทุกๆ ครั้งที่มีพิมพ์ หรือแม้แต่เครื่องพิมพ์ที่สามารถเข้าถึงได้ด้วยบัตรประจำตัวประชาชนเท่านั้น

“หลังจากที่มีการกำหนดวัตถุประสงค์และเป้าหมายที่ชัดเจนรวมทั้งดึงดูดให้พนักงานเข้ามามีส่วนร่วมแล้ว จากนั้นเมื่อเป้าหมายเหล่านี้ประสบความสำเร็จ มาตรการต่างๆ เช่น การลดต้นทุน ก็ควรที่จะปฏิบัติตาม”

ติดตามเรื่องราวต่างๆ ของ BeeECM ได้ที่ …
Blog : 
Facebook : facebook.com/BeeSuite.Co
Line@ : @BeeSuite.Co