เอกสารพอพูดถึง ก็คือ กระดาษที่มีสาระสำคัญอยู่ในนั้น ไม่ว่าจะเป็นเอกสารของหน่วยงานต่างๆ บริษัทห้างร้าน หรือแม้แต่บ้านของเราเอง การจัดการเอกสารคือสิ่งที่ต้องทำให้เป็นระบบระเบียบ เพราะอาจจะเกิดปัญหาที่ต้องใช้เอกสารนั้น แต่กลับหาไม่เจอ ก็ต้องเสียเวลาในการหาเอกสารอีก เพราะลืมไม่รู้ว่าเก็บไว้ที่ไหน พอได้เอกสารมาใหม่แล้วกลับหาเจอ เรื่องนี้จะไม่เป็นปัญหาอีกต่อไปเมื่อเอาวิธีที่เราเอามาฝากไปใช้ในการจัดเอกสารกันค่ะ

เอกสารมากมายให้โปรแกรมจัดเก็บเอกสาร BeeDMS จัดการให้คุณ โทร.02-551-2097 กด 601 ทดลองใช้ระบบฟรีได้แล้ววันนี้ !!!

วิธีการจัดการเอกสารตามแบบฉบับของมืออาชีพ

1. เตรียมอุปกรณ์ สถานที่ และเอกสารให้พร้อม อุปกรณ์ที่จำเป็นต้องใช้อาจมีอยู่แล้วในสำนักงาน เช่น กล่องกระดาษ แฟ้ม ปากกา กระดาษสี ชั้นวาง รวมไปถึงตู้หรือห้องสำหรับเก็บเอกสารซึ่งจะต้องทำให้มันโล่งเพื่อให้จัดเก็บเอกสารได้ทันที เมื่อกระบวนการทั้งหมด เสร็จสิ้น ทั้งนี้สิ่งที่สำคัญที่สุด คือ ต้องรวบรวมเอกสารทั้งหมดมาไว้ที่เดียวกัน มิฉะนั้นอาจต้องเสียเวลามาจัดการ ใหม่อีกหลายรอบเมื่อพบว่ามีเอกสารหลงเหลืออยู่ตามที่ต่างๆ

2. จัดการกับเอกสารในทันทีที่ได้รับ จริงๆ แล้ว วิธีการจัดการเอกสารที่ดีที่สุดก็คือ ทันทีที่คุณได้รับเอกสารนั้นมา ให้คุณจัดการกับมันโดยทันที เช่น หากเป็นจดหมาย อ่านทันที หากมีเรื่องสำคัญก็เก็บไว้ หากไม่มีอะไรก็ทิ้งได้ ใบเรียกเก็บเงิน ใบเสร็จ ได้รับมาแล้ว จัดการทันที จากนั้นก็เก็บเข้าแฟ้มไป หากจำเป็นต้องเก็บ หรือทิ้งไปหากไม่จำเป็น การจัดการเอกสารในทันทีที่เห็นนั้น จะลดปริมาณกระดาษในบ้านลงได้อย่างเห็นได้ชัด

3. แยกเอกสารที่ต้องจัดเก็บให้เป็นหมวดหมู่ย่อยที่สุด ควรเริ่มจัดการกับกล่องใบแรกก่อน โดยต้องแยกเอกสารที่ต้องจัดเก็บเป็นสองประเภท คือ เอกสารที่ยังอยู่ระหว่างปฏิบัติงาน อันได้แก่ ใบรายการที่ต้องส่งให้ลูกค้า ใบเสร็จที่ยังไม่ได้ชำระ ใบเสนอราคาที่ยังไม่ได้ผ่านการพิจารณา ฯลฯ และเอกสารที่ปฏิบัติงานเสร็จแล้ว อย่างเช่น เอกสารที่ผ่านการดำเนินการแล้ว รวมไปถึงเอกสารสำคัญทางกฎหมาย และผลประโยชน์ที่กล่าวไปในข้อก่อนหน้าด้วย หลังจากแบ่งเอกสารเป็นสองประเภทข้างต้นแล้ว ก็ต้องจัดหมวดหมู่ ของเอกสารเหล่านั้นอีกครั้ง เช่น หมวดการเงิน หมวดการจัดการ หมวดการจำหน่าย ฯลฯ และแยกย่อยลงไปจนเรียกได้ว่าย่อยที่สุด เช่น ในหมวด การเงิน ก็จะมีพวกใบเสร็จต่างๆ

4. จัดเรียงเอกสารตามหมวดหมู่ เมื่อแยกเป็นประเภทย่อยที่สุดแล้ว ต้องเอาเอกสารเหล่านั้นมาจัดเรียงตามลำกับวันและเวลาอีกครั้งหนึ่ง เพื่อให้หาได้ง่ายเมื่อจำเป็นต้องหยิบมันมาใช้ ในกรณีที่ในแต่ละวันมีใบรายการจำนวนมาก อาจจัดเรียงรายการใน หนึ่งวันนั้นตามลำดับตัวอักษรจากชื่อองค์กร ผลิตภัณฑ์ ผู้รับ-ส่ง หรือข้อมูลอื่นๆ ที่ระบุไว้ในเอกสารดังกลว่าวเพื่อให้ สะดวกในการค้นหาและเป็นระเบียบยิ่งขึ้น

5. จัดเข้าแฟ้ม การแยกเอกสารได้เสร็จสิ้นแล้ว ต่อมาสิ่งที่จำเป็นต้องทำคือนำเอกสารเหล่านั้นใส่แฟ้ม โดยควรแยกให้ ชัดเจนว่าแฟ้มไหนใส่เอกสารหมวดอะไร และใส่เฉพาะเอกสารหมวดนั้นๆ เพียงอย่างเดียว แต่ทั้งนี้ในหนึ่งแฟ้มไม่ควรจัดเก็บเอกสารมากเกินไป เพราะนอกจากจะทำให้หาข้อมูลได้ยากแล้ว ขนาดที่หนาเกินไปยังส่งผลต่อการจัดเก็บอีกด้วย ดังนั้นในกรณีที่มีเอกสารมากกว่าหนึ่งแฟ้มในหนึ่งหมวด การใช้วิธีแยกหมวดด้วยแฟ้มสีต่างๆ ยังอาจเป็นอีกทางเลือกที่ดี หลังจากเก็บเอกสารในแฟ้มแล้วอาจใช้กระดาษสีที่เตรียมไว้มาทำที่คั่นหรือติดที่สันกระดาษ เพื่อแยกเอกสารตามประเภท และวัน เดือน ปี และติดฉลาก หรือใช้ปากกาเขียนชื่อหมวด และรายการ เอกสารที่สันของแฟ้มเพื่อให้รู้ว่าแฟ้มแต่ละอันนั้นเก็บเอกสารประเภทอะไรโดยไม่จำเป็นต้องเปิดดู

6. เก็บเข้าที่ ควรเก็บเอกสารที่ไม่ค่อยได้ใช้ หรือนานๆ จะเอามาอ้างอิงสักครั้งไว้ด้านล่างสุด หรือในสุดของตู้ และเก็บเอกสารที่ใช้บ่อยๆ ไว้ในระดับสายตา หรือระดับที่หยิบมาใช้ได้ง่าย ส่วนเอกสาร สำคัญและข้อมูลความลับต่างๆ ควรจัดเก็บในที่เฉพาะที่มีการป้องกัน เช่นตู้นิรภัย หรือลิ้นชักทั่วไปที่สามารถล็อคได้ ส่วนหลักการจัดเรียงนั้นก็อาจจัดเรียงแฟ้ม ตามลำดับอักษรที่ใช้ทั้งไป โดยเรียงจากซ้ายไปขวา ข้อควรคำนึงก็คือไม่ควรเอาหนังสือหรืออะไรที่ไม่เกี่ยวข้องมาวางปะปนในชั้น เพราะอาจทำให้เกิดความสับสนได้ในภายหลัง

7. คัดแยกว่าสิ่งไหนควรเก็บ สิ่งไหนควรทิ้ง เอกสารที่มีความจำเป็นต้องเก็บไว้ เช่นพวกเอกสารจารบัตรเครดิต เอกสารจากธนาคาร เอกสารภาษี ต้องแยกออกจากเอกสารแจก หรือจดหมายทั่วๆไป ถ้าจะให้ดีควรแยกประเภท และกำหนดระยะเวลาที่มีความจำเป็นต้อ้งเก็บ เช่น ต้องเก็บนานเป็นปี หรือเก็บไว้ยืนยันการชำระเงินแค่เดือนสองเดือนเป็นต้น

8. ถ้ายืมเอกสารหรือแฟ้มเก็บเอกสารไปใช้งาน จะต้องใส่ “บัตรยืม” หรือ “แฟ้มยืม” ไว้แทนจนกว่าจะนำเอกสารหรือแฟ้มที่ยืมไปมาคืน

9. เอกสารที่ใช้แล้วแต่ต้องเก็บไว้ระยะหนึ่ง และไม่ได้ใช้อ้างอิงบ่อยควรเก็บไว้ ณ ชั้นล่างสุดของตู้หรือชั้นเก็บเอกสาร

10. ควรฝึกนิสัยนี้เป็นประจำตัวที่เราจะต้องทำทุกวัน โดยยึดเทคนิคดังต่อไปนี้
*เช็คตู้จดหมายเป็นประจำทุกวัน หรือทำให้บ่อยที่สุดเท่าที่จะทำได้ และอะไรที่ไม่สำคัญ ทิ้งได้ทันที
*หาพื้นที่สำหรับการเก็บจดหมาย ไม่ว่าจะเป็นที่บ้าน หรือที่ทำงานก็ตาม
*กำหนดเวลาสำหรับการจัดการกับกองเอกสาร ให้เป็นประจำทุกสัปดาห์

วิธีการจัดการเอกสารในโปรแกรมจัดเก็บเอกสาร

ปัจจุบันมีหลายหน่วยงาน หรือองค์กรส่วนใหญ่ก็หันมาใช้บริการโปรแกรมจัดเก็บเอกสาร ที่ทั้งสะดวก รวดเร็ว ไม่ว่าเอกสารจะมีเยอะแค่ไหน ก็ไม่มีทางหาย หรือจะเก็บที่ไหนก็หาเจอ มีโปรแกรมจัดเก็บเอกสารไว้คอยให้บริการหลายรูปแบบ ทั้งขนาดเล็ก ไปจนถึงขนาดใหญ่ ท่านสามารถเลือกใช้ให้เหมาะกับกับองค์กร หรือหน่วยงานของท่านได้

ข้อดีของโปรแกรมจัดเก็บเอกสาร

1. ช่วยในการจัดเก็บและค้นหาเอกสาร มีความรวดเร็วมากขึ้น เพราะงานเอกสารต่างๆ จะถูกจัดเก็บอยู่เป็นแฟ้มข้อมูลลงในสื่อบันทึกข้อมูลต่างๆ และสามารถค้นหาและเรียกใช้งานได้สะดวกและรวดเร็ว

2. ช่วยลดปริมาณกระดาษที่จัดเก็บทำให้ประหยัดพื้นที่ในการเก็บเอกสาร เพราะเอกสารจะถูกจัดเก็บอยู่ในสื่อบันทึกข้อมูลต่างๆ ที่มีขนาดเล็กแต่มีความจุในการเก็บข้อมูลได้เป็นจำนวนมาก

3. ช่วยลดขั้นตอนในการจัดทำเอกสาร เช่น ถ้าต้องส่งจดหมายที่มีข้อความเหมือนกันไปให้ผู้รับจดหมายเป็นจำนวนมากอาจทำได้โดยการจัดทำจดหมายเวียน ซึ่งมีขั้นตอนการทำที่สะดวกและรวดเร็ว ซึ่งถ้าหากใช้เครื่องพิมพ์ดีดก็อาจจะต้องเสียเวลาในการจัดทำมาก

4. ช่วยประหยัดเวลาและค่าใช้จ่ายในการจัดพิมพ์เอกสาร

5. ช่วยสร้างเอกสารให้มีความสวยงาม ทั้งนี้เพราะผู้ใช้สามารถนำรูปภาพ รูปวาด ภาพกราฟฟิกต่างๆ มาแทรกลงในเอกสารได้โดยตรง

6. ช่วยให้การทำงานกับเอกสารถูกต้องและมีข้อผิดพลาดลดน้อยลง เพราะผู้ใช้งานสามารถตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารได้โดยตรงบนหน้าจอจนพอใจจึงสั่งพิมพ์เอกสารออกทางเครื่องพิมพ์ หรืออาจใช้ระบบการตรวจสอบคำผิดแบบอัตโนมัติ ในการตรวจสอบการสะกดคำหรือไวยากรณ์ของภาษาก็ได้

สรุป

การจัดเอกสารให้เป็นระเบียบทำให้ง่ายต่อการค้นเอกสาร เมื่อต้องการจะใช้เอกสารนั้นๆ ก็สามารถนำมาใช้ได้เลย แถมการจัดเป็นระเบียบยังทำให้สถานที่นั้นๆดูสะอาดสะอ้าน บ่งบอกถึงลักษณะการทำงานและการจัดการที่ดี ส่งเสริมภาพลักษณ์ของหน่วยงานหรือตนเองได้ด้วยค่ะ

ติดตามเรื่องราวต่างๆ ของ BeeDMS ได้ที่ …
Blog : 
Facebook : facebook.com/BeeSuite.Co
Line@ : @BeeSuite.Co