ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ WorkFlow

แก้ปัญหางานซ้ำซ้อน ลดปัญหาอนุมัติงานล่าช้า เพราะมีระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ โดยใช้เครื่องมือที่เรียกว่า WorkFlow ทำงานผ่าน Web Browser

Workflow ทำอะไรได้บ้าง ??

  • เป็นระบบ Enterprise Document Management ที่ทำงานบน Web browser (Web-based) แบบ 100%
  • รองรับการบริหารเอกสารตามระบบ ISO9001, ISO14001, OHSAS/TIS 18001 และ TS16949
  • มี Workflow ในตัว ทำให้พาเอกสารหรือแบบฟอร์มต่าง ๆ ไปหาคนทำงานที่ถูกต้องแบบอัตโนมัติ
  • มีการควบคุมเลขที่ของเอกสารและเวอร์ชั่นให้โดยอัตโนมัติ ผู้ใช้จึงมั่นใจได้ว่าจะได้ใช้เอกสารที่ทันสมัยล่าสุดตลอดเวลา
  • สะดวกด้วยการอนุมัติและกรอกเอกสารแบบออนไลน์
  • รองรับระบบการอนุมัติและการทำงานแบบระบุตัวบุคคล หรือระบุตำแหน่งความรับผิดชอบ
  • ใช้ง่าย แม้จะไม่มีความรู้ลึกซึ่งทางคอมพิวเตอร์เลยก็ตาม
  • เชื่อมโยงกับระบบอื่นได้ เช่น SAP, Oracle, HRM เป็นต้น และมีชุดคำสั่งพิเศษให้ผู้ใช้นำไปดัดแปลงใช้กับงานของตนได้อีกด้วย

ลักษณะเฉพาะของ Workflow

จัดการเอกสารครบวงจร

ช่วยบริหารจัดการงานเอกสารขององค์กร ตลอดอายุขัยของเอกสาร ตั้งแต่ควบคุมสิทธิของผู้ใช้ พิจารณาอนุมัติในแต่ละลำดับขั้น แจกจ่ายถึงผู้ที่เกี่ยวข้องโดยอัตโนมัติ

ควบคุม Version และการปรับปรุงเอกสาร

ระบบจะควบคุม version และกระบวนการปรับปรุงเอกสารโดยอัตโนมัติ ทำให้ผู้ใช้มั่นใจได้ว่าเอกสารที่ถูกจัดเก็บอยู่ในระบบ จะเป็นเอกสารที่ถูกปรับปรุง หรือ update ล่าสุดเสมอ

รองรับไฟล์ทุกรูปแบบ

รองรับรูปแบบของเอกสารได้หลากหลาย เช่น PDF, HTML, AutoCAD DWG, JPEG, PNG, MPEG และอื่นๆ อีกมากมายที่ใช้กันอยู่ในองค์กรทั่วไป

แบบฟอร์ม Electronic (e-Form)

สามารถสร้างฟอร์มได้อย่างอิสระ โดยระบบจะควบคุม version ของฟอร์ม เพื่อให้การบริหารแบบฟอร์มในองค์กรเป็นไปอย่างถูกต้อง และรวดเร็ว ทั่วทั้งองค์กร

ระบบความปลอดภัย

ควบคุมความปลอดภัยแบบ password และการเข้ารหัสเอกสารของระบบจะช่วยควบคุมสิทธิ และการเข้าถึงเอกสาร โดยจำกัดเฉพาะผู้ใช้ที่เกี่ยวข้องกับเอกสารที่ได้กำหนดไว้เท่านั้น

ติดตามสถานะงานแบบ Real Time

ผู้ใช้สามารถตรวจสอบ และติดตามสถานะของงานว่าอยู่ในขั้นตอนใด นอกจากนี้สามารถมอบหมายและเปลี่ยนแปลง ตัวผู้อนุมัติเอกสารใหม่ได้ หากเกิดเหตุสุดวิสัย

ค้นหาและเรียกดูเอกสาร

สามารถค้นหา และเรียกดูเอกสารทั้งแบบอย่างง่าย และแบบหลายเงื่อนไข เพื่อให้ผู้ใช้สามารถเรียกค้นหาเอกสารที่ต้องการได้อย่างถูกต้อง และรวดเร็ว

การค้นหาแบบระบุคำค้น

ผู้ใช้สามารถค้นหางาน หรือเอกสารได้แบบคำค้นก็ได้เช่นกัน ทั้งไทยและอังกฤษโดยจะค้นจากในเนื้อเอกสารหรือในแบบฟอร์มก็ได้ เพื่อให้การค้นหาได้อย่างรวดเร็ว

ระบบ Workflow อัจฉริยะ

มีระบบ Workflow เพื่อการบริหารจัดการกระบวนการทางธุรกิจ และทางเดินเอกสารแบบอัจฉริยะ สามารถเลือกตัวบุคคลหรือผู้อนุมัติเอกสารเองได้ โดยอัตโนมัติตามเงื่อนไขที่กำหนดให้ ซึ่งจะช่วยลดเวลาและความผิดพลาดในการทำงานลงไปได้อย่างมาก

ระบบการแจ้งเตือน

เพื่อให้การอนุมัติเอกสารต่างๆ เสร็จสิ้นในกำหนดเวลาที่ได้ตั้งไว้ ระบบมีระบบการแจ้งเตือนสำหรับผู้ที่ยังไม่ได้ดำเนินการเอกสารภายในระยะเวลาที่กำหนด ซึ่งสามารถตั้งค่าได้หลากหลายแบบ

ดูแลรักษาง่าย

ด้วยการออกแบบเพื่อให้ดูแลรักษาง่าย ด้วยคุณสมบัติการรองรับผู้ใช้แบบระบุตำแหน่ง และระบบการควบคุม Version ของ Workflow และฟอร์ม ทำให้เป็นระบบจัดการเอกสารที่ดูแลรักษาง่าย

ระบบ Paperless แบบสมบูรณ์

  • ระบบสามารถทำงานเชื่อมต่อกับระบบต่างๆ ที่นิยมใช้กันอยู่ทั่วไปในองค์กร เช่น ระบบ ERP ระบบ HRMS เป็นต้น
  • สามารถรองรับการเชื่อมต่อและระบุตัวตนกับระบบการจัดการผู้ใช้งานได้

ประโยชน์ด้านการใช้งานของ Workflow

ประโยชน์สำหรับผู้ใช้งาน

  • หมดปัญหาเรื่องเอกสารสูญหาย ตรวจสอบติดตามได้ตลอดเวลา
  • จัดการส่งเอกสารถึงผู้รับได้อย่างถูกต้องและแม่นยำ แม้ว่าจะทำงานต่างสถานที่ หรือต่างสาขากันก็ตาม
  • มีระบบการแจ้งเตือนเมื่อมีเอกสารใหม่หรือเอกสารที่รอการอนุมัติเข้ามา
  • ใช้งานง่ายและสามารถเข้าใช้งานระบบได้จากทุกที่ที่สามารถเชื่อมต่อกับระบบอินทราเน็ต หรืออินเทอร์เนต
  • ระบบจะบริหารจัดการเลขที่ของเอกสารให้อัตโนมัติ
  • ระบบจะบริหารจัดการเวอร์ชั่นเอกสารให้อัตโนมัติ
  • มั่นใจได้ว่าเอกสารที่แสดงในระบบ จะเป็นเอกสารที่อัพเดทล่าสุด
  • ลดระยะเวลาการทำงาน
  • เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน

ประโยชน์สำหรับไอทีในองค์กร

  • การดูแลรักษาระบบ ทำได้ง่าย
  • สามารถออกแบบให้ทำงานร่วมกับระบบต่างๆ
  • มีทีมงานที่จะคอยให้คำปรึกษา ช่วยเหลือในการวางระบบ และอบรมให้อย่างเต็มรูปแบบ

ประโยชน์สำหรับองค์กร

  • เพิ่มประสิทธิภาพในระบบการทำงานขององค์กร
  • วิเคราะห์กระบวนการทำงานขององค์กร เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานแบบแยกส่วน
  • ด้วยระบบการติดตามงานแบบ real time จึงสามารถตรวจสอบสถานะของงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
  • สะดวก คล่องตัวและสามารถทำงานได้จากทุกที่ แม้ว่าจะอยู่ต่างสาขากันก็ตาม
  • มั่นใจได้ว่าเอกสารและงานทั้งหมดจะอยู่ในการควบคุมและสามารถตรวจสอบติดตามได้
  • เพิ่มโอกาสในการแข่งขันทางธุรกิจ
  • ลดต้นทุนในการจัดการเอกสารไม่ว่าจะเป็น กระดาษและหมึกพิมพ์
  • ลดพื้นที่การจัดเก็บเอกสาร
  • ลดต้นทุนความผิดพลาดทั้งจากระบบงาน และจากตัวบุคคล

สอบถามรายละเอียดเพิ่มเติม !!

แอดไลน์ของเราเพื่อติดตามข่าวสาร และแจ้งปัญหาการใช้งาน ***

โปรแกรมจัดเก็บเอกสาร BeeDMS ผู้ช่วยในการจัดเก็บเอกสารของคุณ ให้เป็นระบบมากยิ่งขึ้น