ในการทำงานทุกองค์กรจะต้องมีฐานข้อมูล ทั้งฐานข้อมูลเอกสารกระดาษที่เก็บเป็นตู้เอกสารจำนวนมาก ๆ หรือฐานข้อมูลที่เป็นเอกสารอิเล็กทรอนิคส์ที่รวบรวมแฟ้มข้อมูลเอกสารไว้ในระบบคอมพิวเตอร์ ซึ่งฐานข้อมูลสามารถแบ่งออกได้หลายรูปแบบ

การจัดเก็บฐานข้อมูลอาจแบ่งตามลักษณะตามข้อมูล ข้อมูลที่จัดเก็บจะต้องมีการแบ่งแยกกลุ่มเพื่อเตรียมไว้สำหรับการใช้งาน เมื่อจัดแบ่งกลุ่มเป็นแฟ้มแล้วควรมีการจัดเรียงข้อมูลตามลำดับ ตัวเลข หรือตัวอักษร เพื่อให้เรียก ใช้งานได้ง่ายประหยัดเวลา

เอกสารมากมายให้โปรแกรมจัดเก็บเอกสาร BeeECM จัดการให้คุณ โทร.062-461-5593 ทดลองใช้ระบบฟรีได้แล้ววันนี้ !!!

ตัวอย่างการเก็บรวบรวมข้อมูล

ตัวอย่างการจัดเรียงข้อมูลการเก็บรวบรวมข้อมูลเป็นเรื่องของการเก็บรวบรวมข้อมูลซึ่งมีจำนวนมาก  ปัจจุบันมีเทคโนโลยีช่วยในการจัดเก็บอยู่เป็นจำนวนมาก เช่น การป้อนข้อมูลเข้าเครื่องคอมพิวเตอร์  การตรวจใบลงทะเบียนที่มีการฝนดินสอดำในตำแหน่งต่าง ๆ  เป็นวิธีการเก็บรวบรวมข้อมูลเช่นกัน เมื่อมีการเก็บรวบรวมข้อมูลแล้วจำเป็นต้องมีการตรวจสอบข้อมูลเพื่อตรวจสอบความถูกต้อง

ข้อมูลที่เก็บเข้าในระบบจะต้องมีความเชื่อถือได้ หากพบที่ผิดพลาดต้องแก้ไข และการจัดการฐานข้อมูลนั้นเป็นการจัดการข้อมูลเพื่อไม่ให้เกิดการซ้ำซ้อนของข้อมูลภายในองค์กร ศูนย์กลางในลักษณะฐานข้อมูล (Database) จึงทำให้เกิดระบบการจัดการฐานข้อมูล (Database Management system (DBMS) ซึ่งจะต้องอาศัยโปรแกรมเฉพาะในการสร้างและบำรุงรักษา (Create and Maintenance) ฐานข้อมูลและสามารถที่จะให้ผู้ใช้ประยุกต์ใช้กับธุรกิจส่วนตัวได้โดยการดึงข้อมูลขึ้นมาแล้วใช้โปรแกรมสำเร็จรูปอื่นสร้างงานขึ้นมาโดยใช้ข้อมูลทีมีอยู่ในฐานข้อมูล แสดงการรวมแฟ้มข้อมูลเข้าด้วยกันระบบการจัดการฐานข้อมูล

จัดการข้อมูลให้เป็นระบบฐานข้อมูล

การจัดข้อมูลให้เป็นระบบฐานข้อมูลทำให้ข้อมูลมีส่วนดีกว่าการเก็บข้อมูลในรูปของแฟ้มข้อมูล เพราะการจัดเก็บข้อมูลในระบบฐานข้อมูล จะมีส่วนที่สำคัญกว่าการจัดเก็บข้อมูลในรูปของแฟ้มข้อมูล ทั้งลดความซ้ำซ้อน ป้องกันและรักษาความปลอดภัยของข้อมูลได้เป็นอย่างดี  ข้อมูลที่จัดเก็บค่อนข้างมีความเป็นอิสระ

ลักษณะฐานข้อมูลที่ดี

ฐานข้อมูลที่ดีเป็นข้อมูลที่มีค่ามีราคา สามารถนำไปใช้ให้เกิดประโยชน์อย่างมากต่อกิจการขององค์กร และในมุมกลับกันอาจก่อให้เกิดโทษต่อองค์กรหรือบุคคลผู้ให้ข้อมูล ถ้าข้อมูลไปอยู่ในมือผู้ไม่ประสงค์ดี ดังนั้นความปลอดภัยของข้อมูล จึงเป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องตระหนัก ความปลอดภัยของข้อมูล (data security) เป็นเรื่องที่เกี่ยวข้องกับการป้องกันไม่ให้ข้อมูลถูกทำลาย การรักษาความลับของข้อมูล และการป้องกันไม่ให้ข้อมูลถูกทำลาย ความผิดพลาดของระบบ อาจมีสาเหตุจากตัวเครื่องคอมพิวเตอร์ ได้แก่ เครื่องคอมพิวเตอร์เกิดขัดข้องในระหว่างการประมวลผลข้อมูล ซึ่งอาจทำให้ฐานข้อมูลเกิดการสูญเสียได้ หรืออาจเป็นบุคคลที่ทำให้ฐานข้อมูลสูญเสีย อาจมีการสั่งลบข้อมูล หรือบันทึกข้อมูลทับของเดิม แต่ความร้อนชื่น ฝุ่นละออง และสนามแม่เหล็ก ก็มีผลที่อจะทำให้เกิดความเสียหายกับฐานข้อมูลเช่นกัน

ฐานข้อมูลของบริษัทและหน่วยงานต่าง ๆ อาจมีขนาดใหญ่หรือเล็กก็ตามขนาดของกิจการ อาจมีรายการฐานข้อมูลต่าง ๆ ที่ต้องเก็บรวบรวมมากมาย และมีจำนวนฐานข้อมูลมหาศาลทีเดียว ยกตัวอย่างเช่น ธนาคารบางแห่งอาจต้องเก็บชื่อและรายละเอียดลูกค้าไว้ ในฐานข้อมูลหลายแสนรายการ หรือถ้าเป็นธนาคารออมสิน จำนวนลูกค้ามากขึ้นไปเป็นหลายสิบล้านรายการ เมื่อมาถึงจุดนี้ จะเห็นว่าการใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ให้มีประสิทธิภาพจริง ๆ อาจต้องใช้ผู้ที่มีความรู้พิเศษทางด้านคอมพิวเตอร์มาทำงานโดยเฉพาะในปัจจุบัน ระบบคอมพิวเตอร์มีเครื่องทุ่นแรงที่เรียกว่า โปรแกรมสำเร็จ ซึ่งจะช่วยทำงานเฉพาะด้านที่ผู้ใช้ต้องการ โดยผู้ใช้อาจจะใช้เวลาในการเรียนรู้เพื่อใช้งานไม่นานก็สามารถที่จะใช้ทำงานที่ไม่ยุ่งยากได้อย่างมีประสิทธิภาพ

โปรแกรมสำเร็จส่วนใหญ่จะถูกจัดเตรียมขึ้นมาเพื่อให้เหมาะกับการใช้งานเฉพาะอย่าง นั่นก็คือโปรแกรมที่ทำหน้าที่ในการเก็บรวบรวมข้อมูลให้เป็นแฟ้มที่มีระเบียบ ง่ายต่อการใช้งาน และช่วยทำให้ผู้ใช้ประมวลผลข้อมูลต่าง ๆ ตามความต้องการได้อย่างรวดเร็ว โปรแกรมเหล่านี้จะใช้ระบบการจัดการฐานข้อมูลหรือที่เรียกว่า ดีบีเอ็มเอส (Database Management System : DBMS) โปรแกรมนี้มีความสามารถทางด้านการจัดการแฟ้มข้อมูลมากมาย เช่น การสร้างแฟ้ม การกำหนดความสัมพันธ์ของข้อมูลซึ่งความสัมพันธ์ข้อมูลนี้ สามารถใช้ประมวลผลข้อมูลหลายๆ แฟ้มรวมกันเสมือนเป็นแฟ้มใหญ่แฟ้มเดียวได้ มีวิธีการจัดระบบข้อมูลให้เป็นระเบียบเรียบร้อย สามารถที่จะค้นฐานข้อมูลที่ต้องการได้สะดวกรวดเร็วและยังประหยัดเนื้อที่ขอ’หน่วยความจำซึ่งอาจจะต้องใช้แผ่นบันทึกข้อมูล เป็นที่เก็บข้อมูลของแฟ้มต่าง ๆ

สรุป

ในการเก็บรวบรวมฐานข้อมูลโดยใช้ระบบดีบีเอ็มเอส (Data Base Management
System : DBMS) อาจะมีทั้งข้อดีและข้อเสีย ข้อเสียอาจมีต้นทุนสูง ระบบฐานข้อมูลก่อให้เกิดต้นทุนสูง  เช่น  ซอฟท์แวร์ที่ใช้ในการจัดการระบบฐานข้อมูลที่เป็นต้นทุนในการปฏิบัติงาน ในการเริ่มต้นอาจมีความซับซ้อน  การเริ่มใช้ระบบฐานข้อมูล  อาจก่อให้เกิดความซับซ้อนได้แต่ถ้าหากเรียนรู้กับมันก็จะเริ่มเกิดความเคยชินกับระบบและใช้งานได้คล่องตัวขึ้น ระบบดีบีเอ็มเอสจะทำหน้าที่แปลงคำสั่งที่ใช้จัดการกับข้อมูลภายในฐานข้อมูล ให้อยู่ในรูปแบบที่ฐานข้อมูลเข้าใจ และทำหน้าที่ในการนำคำสั่งต่างๆ ซึ่งได้รับการแปลแล้ว ไปสั่งให้ฐานข้อมูลทำงาน

ติดตามเรื่องราวต่างๆ ของ BeeECM ได้ที่ …
Blog : 
Facebook : facebook.com/BeeSuite.Co
Line@ : @BeeSuite.Co